Sistem Informasi Organisasional

Sistem Informasi Organisasional

Pendahuluan

System Informasi Manufaktur

Manajemen manufaktur telah menerapkan komputer dalam dua cara dasar yaitu sebagai sistem fisik dan sebagai sistem informasi. CAD, CAM dan robotic digunakan dalam sistem produksi fisik untuk melaksanakan tugas secara lebihbaik dan mengurangi biaya.

Aplikasi komputer sebagai suatu system monseptual dalam area manufaktur dimulai dengan persediaan. Sistem pertama menyatukan pendekatan titik pemesanan kembali, tetapi rancangan ini diganti oleh konsep MRP (material requirements planning) yang lebih proaktif.

Sistem informasi manufaktur merupakan suatu penerapan teknologi informasi dalam produksi yang mantap, tetapi itu hanya satu dimensi dari penggunaan computer. CIM adalah suatu filosofi manajemen yang diarahkan pada pengintegrasian semua sistem informasi berbasis komputer yang terpisah

DEFINISI SISTEM INFORMASI MANUFAKTUR

Manufaktur, dalam arti yang paling luas, adalah proses merubah bahan baku menjadi produk. Proses ini meliputi: perancangan produk, pemilihan material dan tahap‐tahap proses dimana produk tersebut dibuat. Definisi manufaktur secara umum adalah suatu aktifitas yang kompleks yang melibatkan berbagai variasi sumberdaya dan aktifitas perancangan produk, pembelian, pemasaran, mesin dan perkakas, manufacturing, penjualan, perancangan proses, production control, pengiriman material, support service, dan customer service. Sistem Informasi Manufaktur adalah suatu sistem berbasis komputer yang bekerja dalam hubungannya dengan sistem informasi fungsional lainnya untuk mendukung manajemen perusahaan dalam pemecahan masalah yang berhubungan dengan manufaktur produk perusahaan yang pada dasarnya tetap bertumpu pada input, proses dan output. Sistem ini digunakan untuk mendukung fungsi produksi yang meliputi seluruh kegiatan yang terkait dengan perencanaan dan pengendalian proses untuk memproduksi barang atau jasa Ruang lingkup sistem informasi manufaktur meliputi Sistem perencanaan manufaktur, Rencana produksi, Rencana tenaga kerja, Rencana kebutuhan bahanbakudan Sistem pengendalian manufaktur.

MANFAAT SISTEM INFORMASI MANUFAKTUR

Manfaat digunakannya sistem informasi manufaktur di dalam perusahaan adalah sebagai berikut :

1. Hasil produksi perusahaan lebih cepat dan tepat waktu karena sistem informasi manufaktur menggunakan komputer sebagai alat prosesnya.

2. Perusahaan lebih cepat memperoleh informasi yang akurat dan terpercaya.
3. Arsip lebih terstruktur karena menggunakan sistem database.
4. Sistem informasi manufaktur yang berupa fisik robotik, hasil produksi semakin cepat, tepat dan berkurangnya jumlah sisa bahan yang tidak terpakai.

MODEL SISTEM INFORMASI MANUFAKTUR

Input Data/Informasi

Input data berupa data internal dan data eksternal, data internal merupakan data intern system keseluruhan yang mendukung proses pengolahan data menjadi informasi yang berguna. Data ini meliputi sumber daya manusia (SDM), material, mesin, dan hal lainnya yang mendukung proses secara keseluruhan seperti transportasi, spesifikasi kualitas material, frekuensi perawatan, dan lain-lain. Data Eksternal perusahaan merupakan data yang berasal dari luar perusahaan (environment) yang mendukung proses pengolahan data menjadi informasi yang berguna untuk perhitungan cost dalam manufaktur mulai dari awal hingga akhir proses. Contoh data eksternal adalah data pemasok (supplier), kebijakan pemerintah tentang UMR, listrik, dll.

Sub Sistem Input

Sub sistem input terdiri dari

a. Sistem informasi akuntansi

Mengumpulkan data intern yang menjelaskan operasi manufaktur dan data lingkungan yang menjelaskan transaksi perusahaan dengan pemasok. Sebagai contoh, pegawai produksi memasukan data ke dalam terminal dengan menggunakan kombinasi media yang dapat dibaca mesin dan keyboard. Media berbentuk dokumen dengan bar code yang dapat dibaca secara optik atau dengan tanda pensil yang dapat dibaca secara optik, dan kartu plastik dengan garis-garis catatan yang dapat dibaca secara magnetis. Setelah dibaca data tersebut ditransmisikan kekomputer pusat untuk memperbarui database.

b. Sub sistem industrial engineering (IE)

Industrial Engineering merupakan analisis sistem yang terlatih khusus yang mempelajari operasi manufaktur dan membuat saran-saran perbaikan. Industrial engineering terdiri dari proyek-proyek pengumpulan data khusus dari dalam perusahaan yang menetapkan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk suatu produksi.

c. Sub sistem intelijen manufaktur

Subsistem intelijen manufaktur berfungsi agar manajemen manufaktur tetap mengetahui perkembangan terakhir mengenai sumber-sumber pekerja, material dan mesin. Adapun yang termasuk dalam sub sistem intelijen manufaktur adalah :

1. Informasi pekerja, manajemen manufaktur harus memperhatikan serikat pekerja yang mengorganisasikan para pekerja perusahaan. Baik dalam sistem kontrak, tak berjangka maupun borongan.

2. Sistem formal, manajemen manufaktur memulai arus informasi pekerja dengan menyiapkan permintaan pekerja yang dikirimkan ke departemen sumber daya manusia dan data dari berbagai elemen lingkungan yang menghubungkan kepada pihak pelamar.

3. Sistem informal, arus informasi antar pekerja dan manajemen manufaktur sebagaian besar bersifat informal arus itu berupa kontak harian antara pekerja dan manajer mereka.

Kegiatan-kegiatan yang terjadi di dalam intelijen manufaktur :

• Pengumpulan (pendokumentasian) data dari lingkungan
• Pengujian data,
• Pemeliharaan data, untuk menjamin akurasi dan kemutakhiran data.
• Keamanan data, untuk menghindari kerusakan serta penyalahgunaan data.
• Pengambilan data dalam bentuk laporan, untuk memudahkan pengolahan data yang lain.

Sub Sistem Output

Adalah informasi yang dihasilkan dari hasil pengolahan data yang dapat dibagi menjadi 3 bagian yaitu produksi, persediaan dan kualitas, dimana ketiganya ini tidak meninggalkan unsure biaya yang terjadi di dalamnya.

a. Sub sistem produksi

Adalah segala hal yang bersangkutan dengan proses yang terjadi disetiap divisi kerja ataupun departemen yang mengukur produksi dalam hal waktu, menelusuri arus kerja dari satu langkah ke langkah berikutnya.

b. Sub sistem persediaan

Tingkat persediaan perusahaan sangat penting karena menggambarkan investasi yang besar dimana suatu barang dipengaruhi oleh jumlah unit yang dipesan dari pemasok setiap kalinya, dan tingkat persediaan rata-rata dapat diperkirakan dari separuh kuantitas pesanan ditambah safety stock. Subsistem persediaan memberikan jumlah stok, biaya holding, safety stock , dan lain-lain berdasarkan hasil pengolahan data dari input, biasanya memiliki proses pembelian (purchasing) dan penyimpanan (inventory). Dan fungsi dari subsistem persediaan adalah mengukur volume aktifitas produksi saat persediaan diubah dari bahan mentah menjadi bahan jadi.

c. Sub sistem kualitas

Adalah semua hal yang berhubungan dengan kualitas, baik waktu, biaya, performa kerja, maupun pemilihan supplier. Fungsi dari sub sistem kualitas adalah mengukur kualitas material saat material diubah. Banyak hal lain yang bukan unsur mutlak kualitas namun perlu masuk dalam unsur kualitas seperti proses (Process Control), Perawatan (Maintenance), dan Spesifikasi (Specification) baik produk jadi maupun material. Sub sistem kualitas mempunyai pendekatan khusus untuk meningkatkan kualitas produksinya dengan menggunakan total quality management (TQM) yaitu manajemen keseluruhan perusahaan sehingga perusahaan unggul dalam semua dimensi produk dan jasa yang penting bagi semua pelanggan. Keyakinan dasar yang melandasi TQM adalah :

• Kualitas ditentukan oleh pelanggan dan manajemen yang digunakan
• Kualitas dicapai oleh manajemen
• Kualitas adalah seluruh tanggung jawab seluruh penghuni perusahaan

d. Sub sistem biaya

Komponen biaya termasuk dalam semua subsistem yang ada. Tujuan perusahaan manufaktur secara umum adalah mencapai keuntungan dari hasil penjualan produknya. Oleh karena itu, sebuah sistem informasi tidak akan pernah terlepas unsur biaya yang terjadi di dalamnya. Sub sistem biaya berfungsi untuk mengukur biaya yang terjadi selama proses produksi terjadi. Unsur-unsur pengendalian biaya ada dua yaitu standar kerja yang baik dan sistem untuk melaporkan rincian kegiatan saat terjadinya proses produksi yang akurat.

Sub sistem biaya dibagi menjadi dua yaitu :

Biaya Pemeliharaan

Biaya pemeliharaan / biaya penyimpanan biasanya dinyatakan sebagai presentase biaya tahunan dari barang, mencakup kerusakan, pencurian, keusangan, pajak dan asuransi.

Biaya Pembelian

Mencakup biaya-biaya yang terjadi saat material dipesan, waktu pembelian, biaya telp, biaya sekretaris, biaya formulir pesanan pembelian dan sebagainya.

Sistem Informasi Pemasaran

Pemasaran merupakan area fungsional pertama yang menunjukan minat pada SIM. Para pemasar menyesuaikannya ke area aplikasi mereka dan menyebutkannya sistem informasi pemasaran (marketing information system). Struktur model yang digunakan di sini terdiri dari subsistem input yang mengumpulkan data dan informasi dari dalam perusahaan dan dari lingkungannya, database tenpat data disimpan dan subsistem output yang mengubah data menjadi informasi.

Strategi pemasaran terdiri dari campuran unsur-unsur yang dinamakan bauran pemasaran (marketing mix) atau 4P yaitu Product adalah apa yang dibeli oleh pelanggan untuk memuaskan keinginannya atau kebutuhannya. Promotion berhubungan dengan semua cara yang mendorong penjualan produk termasuk periklanan dan penjualan langsung. Place berhubungan dengan cara mendistribusikan produk secara fisik kepada pelanggan melalui saluran distribusi. Price terdiri dari semua elemen yang berhubungan dengan apa yang dibayar oleh pelanggan untuk produk itu.

Pada tahun 1966 Profesor Phillip Kotler dari Northwestern University mengidentifikasikan tiga jenis informasi pemasaran yaitu :

1.   Intelijen Pemasaran (Marketing Intelligence) yaitu informasi yang mengalir ke perusahaan dari lingkungan.

2.   Informasi Pemasaran Intern (Internal Marketing Iformation) yaitu informasi yang dikumpulkan di dalam perusahaan.

3.   Komunikasi Pemasaran (Marketing Communication) yaitu informasi yang mengalir keluar dari perusahaan ke lingkungan.

Model Sistem Informasi Pemasaran :

1.   Subsistem Penelitian Pemasaran

Manajer pemasran dapat menggunakan penelitian pemasaran untuk mengumpulkan segala jenis informasi, tetapi sebagian besar kegiatan ditujukan pada pelanggan dan calon pelanggan.

2. Subsistem Intelijen Pemasaran

Setiap area fungsional bertanggung jawab untuk menghubungkan perusahaan dengan elemen-elemen tertentu di lingkungan. Pemasaran memiliki tanggung jawab utama pada pelanggan dan pesaing.

3. Subsistem Produk

Produk merupakan unsur pertama yang dijelaskan dalam bauran pemasaran. Perusahaan memutuskan untuk menyediakan suatu produk untuk memenuhi kebutuhan pasar tertentu. Tugas manajer pemasaran adalah mengembangkan strategi dan teknik untuk tiap unsur dalam bauran pemasran dan kemudian mengintegrasikannya menjadi suatu rencana pemasran yang menyeluruh.

4. Subsistem Tempat

Berbagai saluran distribusi yang digunakan perusahaan untuk menyalurkan produknya ke konsumen merupakan unsur tempat dalam bauran pemasaran.

5. Subsistem Promosi

Menyediakan informasi tentang kegiatan periklanan perusahaan dan penjualan langsung. Suatu area promosi tempat computer dapat diterapkan adalah komunikasi wiraniaga. Saat manajemen memutuskan untuk menerapkan system komunikasi elektronik tersebut, para wiraniaga perlu mengerti bagaimana penjualan tersebut dapat meningkat.

6. Subsistem Harga

Subsistem harga dibagi menjadi 2 bagian yaitu :

·   Penentu Harga Berdasarkan Biaya

Dengan mentukan biaya-biaya perusahaan dapat menambahkan mark-up yang diinginkan. Pendekatn ini bersifat agak berhati-hati.

·   Penentu Harga Berdasarkan Permintaan

Kunci pendekatan ini adalah memperkirakan permintaan dengan tepat. Ini memerlukan pemahaman yang baik tentang konsumen serta pasar termasuk keadaan ekonomi dan persaingan.

7. Subsistem Bauran Terintegrasi

Subsistem bauran terintegrasi mendukung manajer saat unsur-unsur bauran pemasaran dikombinasikan untuk membentuk strategi tertentu.

Sumber : buku Raymond Mc Leod jr. & Internet