Model sistem umum perusahaan

Model sistem umum perusahaan

Pendahuluan

Manajer menggunakan model untuk memecahkan permasalahan. Ada empat jenis model dasar fisik, naratif, grafik dan matematika. Semuanya membantu pemahaman maupun komunikasi, dan model matematika dapat juga digunakan untuk memperkirakan masa depan.

Pengertian model

Model adalah penyederhanaan (abstraction) dari sesuatu. Model mewakili dari sejumlah objek atau aktivitas, yang disebut entitas (entity). Manajer menggunakan model untuk mewakili perusahaan yang akan dipecahkan. Objek atau aktivitas yang menyebabkan permasalahan adalah entitas.

Jenis-jenis model

Ada empat jenis model dasar:

ü  Model fisik

ü  Model naratif

ü  Moderl grafik

ü  Model matematika

Model fisik, model fisik adalah penggambaran entitas dalam bentuk tiga dimensi. Model fisik yang digunakan dalam media bisnis meliputi maket pusat pembelanjaan atau prototipe mobil baru.

Model fisik membantu suatu tujuan yang tidak dapat dipenuhi oleh benda nyata. Contohnya investor pusat pembelanjaan dan pembuat mobil dapat membuat sejumlah perubahaan dengan lebih murah melalui rancangan model fisik mereka dibandingkan dengan produk akhir.

Dari empat jenis model, model fisik mungkin memiliki nilai paling kecil bagi para manajer bisnis. Umumnya seorang manajer tidak perlu melihata sesuatu hal dalam bentuk tiga dimensi untuk memahaminya dan menggunakannya dalam pemecahan masalah.

Model naratif, ada satu jenis model yang digunakan manajer setiap harinya namun jarang dikenali sebagai suatu model. Ini adalah model naratif, yang menggambarkan entitasnya secara lisan ataupun tulisan. Pendengar atau pembaca dapat memahami entitas dari narasi atau cerita. Semua komunikasi bisnis adalah model naratif, sehinngga model naratif merupakan jenis model yang paling porpuler

Model grafik, jenis model lain yang terus digunakan adalah model gafik  model grafik menggambarkan entitsnya dengan sejumlah garis, simbol atau bentuk. Model grafik digunakan dalam bisnis untuk mengkomunikasikan informasi. Banyak laporan tahunan perusahaan kepada para pemegang saham berisikan grafik-grafik berwarna untuk menyampaikan kondisi keuangan perusahaan. Grafik juga digunakan untuk mengkonsumsikan informasi kepada manajer.

Model matematika  sebagian besar perhatian dalam pembuatan model bisnis (busines modeling) saat ini tertuju pada model matematika. Semu rumus atau persamaan matematika adalah yang digunakan para manajer bisnis umumnya tidak lebih rumit dari pada model yang biasa digunakan untuk menghitung eoq:

EOQ = akar 2PS dibagi M

Dimana  p adalah biaya pembeliaan pe runit (dalam rupiah). S adalah penjualan tahunan (dalam unit). Dan m adalah biaya penyimpanan per unit untuk satu tahun (dalam rupiah). Biaya penyimpanan mencakup semua biaya yang berkaitan dengan penyimpanan barang, seperti ansuransi, kerusakan dan kecurian.

Model eoq hanya menggunakan satu persamaan. Sebagian model matematika menggunakan ratusan hingga ribuan persamaan. Contohnya, model perencanaan keuangan yang dikembangkan oleh sun oil company selama masa awal sistem informasi manajemennya yang menggunakan kira-kira 2000 persamaan. Model-model besar ini cenderung tidak praktis dan sukar digunakan. Kecenderungan sekarang mengarah pada model-model yanglebih kecil, ynag diajukan untuk membantu manajer tertentu memecahkan masalah-masalah khusus.

Keunggulan model matematika adalah keteletiannya dalam menjelaskan hubungan antara berbagai bagian dari suatu objek. Matematika dapat mengenai hubungan-hubungan yang berdimensi lebih banyak dibanding model grafik yang hanya dua dimensi atau model fisik yang tiga dimensi. Bagi ahli matematika dan manajer yang menyadari kerumitan sistem bisnis, kemampuan multidimensionsl model matematika adalah model yang berharga.

Kegunaan model

Ø  Mempermudah pengertian suatu model pasti lebih sederhana dari pada entitasnya. Entitas lebih mudah dimengerti jika elemen-elemennya dan hubungannya disajikan secara sederhana.

Ø  Mempermudah komunikasi setelah pemecah masalah (problem solver) mengerti entitasnya, pengertian itu sering perlu dikomunikasikan kepada yang lain.

Ø  Mempermudah masa depan ketelitian dalam menggambarkan entitas membuat model matematika dapat disediakan oleh jenis model lain.

Model  sistem umum

Sistem fisik

sistem fisik perusahaan yang mengubah sumber daya input menjadi sumber daya output. Sumber daya input yang datang dari lingkungan perusahaan, terjadi suatu transformasi, dan sumber daya output dikembalikan ke lingkungan yang sama.  Karena  itu sistem fisik perusahaan merupkan sistem terbuka, yang berhubungan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya fisik.

Arus material material-material input diterima dari pemasok bahann baku dan komponene rakitan. Material ini disimpan ditempat penyimpanan sampaiu dibutuhkan dalam proses transformasi. Lalu material tersebut dimasukan dalam aktivitas manufaktur. Pada akhir proses  trransformasi, material yang sekarang  sudah dalam bentuk jadi, disimpan di tempat penyimpanan sampai dikirim kepada para pelanggan.

Arus personil input personil berasal dari lingkungan. Calon pegawai berasaldari masyarakat setempat dan mungkin dari serikat buruh serta pesaing. Input personil ini biasanya diproses oleh fungsi sumber daya manusia kemudian ditugaskan ke berbagai bidang fungsional. Ketika berada di wilayah bidang tersebut, para pegawai terlibat dalam proses transformasi, baik secara langsung maupun tidak. Sebagian pegaewai bekerja bagi perusahaan hanya sebentar saja. Sebagian lain bekerja hingga pensiun. Fungsi sumber daya manusia adalah memproses pemberhentiannya, dan sumber daya itu dikembalikan pada lingkungan.

Arus mesin mesin-mesin diperoleh dari pemasok, dan biasanya berada diperusahaan untuk jangka waktu yang lama tiga atau sampai dua puluh tahunn atau lebih. Nmun akhirnya semua mesin dikembalikan kepada lingkungan dalam bentuk tukar tambah dengan model baru, atau sebagai rongsokan.

Arus uang uang terutama diperoleh dari para pemilik, yang menyediakan modal investasi, dan dari para pelanggan perusahaan yang memberikan pendapatan penjualan. Sumber lainnya mencakup lembaga keuangan, yang memberikn pinjaman dan bunga atas investasi, serta dari pemerintah, yang menyediakan uang dalam bentuk pinjaman dan bantuan.

Sistem konseptual

Sebagian sistem terbuka dapat mengendalikan opresinya sendiri, sebagian lagi tidak. Pengendalian dicapai dengan menggunakan lingkaran yang terdapat di dalam sistem. Lingkaran tersebut, yang dinamai lingkaran umpan balik, menyediakan satu  jalur bagi sinyal-sinyal dari sistem ke mekanisme pengendalian adalah sejenis alat yang mengunakan sinyal simpan umpan balik untuk mengevaluasi kinerja sistem dan menentukan apakah perlu dilakukan tindakan perbaikan.

Sistem lingkaran terbuka suatu sistem tanpa lingkaran umpan balik atau mekanisme pengendalian disebut sistem lingkaran terbuka. Mungkin hanya ada sedikit perusahaan bisnis yang termasuk dalam kelompok lingkaran terbuka. Perusdahaan-perusahaan tersebut menggunakan sistem terbuka, tetapi umpan balik dan mekanisme pengendaliannya tidak bekerja semestinya. Perusahaan itu mulai pada suatu jalan dan tidak pernah berganti arah. Jika perusahaan kehilangan kendali, tidak ada yang dilakukan untuk mengembalikan keseimbangan. Hasilnya adalah kehancuran sistem (kebangkrutan).

Sistem lingkaran tertutup yaitu suatu sistem yang memliki lingkaran umpan balik dan mekanisme pengendalian. Sistem seperti ini dapat mengendalikan outputnya dengan membuat penyusunan-penyusunan pada inputnya.

Pengendalian manajemen seperti tampak pada gambar di bawah manajemen menerima informasi yang menggambarkan output sistem .  Banyak laporan manajemen mencakup informasi jenis ini , volum produksinya, biaya distribusi, analisis penjualan dfan sebagainya. Karena tujuan utama perusahaan adalah menghasilkan sejumlah jenis output, ukuran output merupakan bagian dalam internal dari pengendalian sistem.

Pengolah informasi perjalanan informasi tidak selalu langsung dari sistem fisik kepada manajer. Sebagai besar manajer berada jauh dari aktivitas fisik. Hal ini terutama terjadi pada para manajer tingkat tinggi. Para manajer ini harus memperoleh informasi darii suatu sistem atau perosedur yang menghasilkan informasi dari data yang terkumpul. Mekanisme yang menghasilkan informasi ini dinamakna pengolah informasi.

Dimensi-dimensi nformasi

Relavansi  informasi memiliki relavansi jika berkaitan langsung dengan masalah yang ada. Manajer harus mampu memilih informasi yang diperlukan tanpa membaca seluruh informasi mengenai subyek lain.

Akurasi idealnya, semua informasi harus akurat, tetapi peningkatan ketelitian sistem menambah biaya. Karena alesan tersebut, manajer terpaksa menerima ketelitian yang kurang dari sempurna. Berbagai aplikasi yang melibatkan uang, seperti pembayaran gaji, penagihan, dan piutang, menuntut ketelitian 100%. Beberapa aplikasi lain, seperti ramalan ekonomi jangka panjang dan laporan statistik, sering dapat tetap berguna jika datanya mengandung sedikit kesalahan.

Ketepatan waktu informasi harus tersedia untuk memecahkan masalah sebelum situasi krisis menjadi tidak terkendali atau kesempatan menghilang. Manajer harus memperoleh informasi yang mengambarkan apa yang sedang terjadi sekarang, selain apa yang telah terjadi di masa lampau.

Kelengkapan manajer harus mampu memperoleh informasi yang menyajikan gambaran lengkap dari suatu permasalhan atau penyelesaian. Namun, rancangan sistem seharusnya tidak menenggelamkan manajer dalam lautan informasi. Istilah kelebihan informasi (information overload) mengakui adanya bahaya dri informasi yang terlalu banyak. Manajer harus mampu menentukan jumlah rincian yang diperlukan.

Standar agar manajer dapat melakukan pengendalian atas bagian yang menjadi tanggung  jawabnya, harus terdapat dua unsur. Pertama, harus ada informasi yang menggambarkan apa yang sedang tercapai di bagian tersebut. Kedua, harus ada standar kinerja yang mencerminkan apa yang harus tercapai bagian tersebut.

Sistem konseptual yang mengendalikan sistem fisik terdiri dari tiga elemen yang   penting : manajemen, pengolah informasi, dan standar.

Management by expection adalah suatu gaya yang diikuti manajer, yaitu manajer terlihat dalam aktivitas hanya jika aktivitas itu menyimpang dari kinerja yang dapat diterima.

Management by expection memberikan tiga keuntungan besar :

·         Manager tidak membuang-buang waktu unutk memantau aktivitas yang berlangsung secara normal.

·         Karena tidak sedikit kepuasan yang dibuat, tiap keputusan dapat memperoleh perhatian lebih menyeluruh.

·         Perhatian dipusatkan pada peuang-peluang, maupun pada hal-hal yang tidak berjalan semestinya.

Namun, terdapat pula sejumlah kendala yang harus diketahui :

Ø  Beberapa jenis kinerja bisnis tertentu tidak mudah ditentukan secara komunitas sehingga standar tidak dapat ditetapkan.

Ø  Suatu sistem informasi yang menantau kinerja secara akurat sangat diperlukan.

Ø  Perhatian harus terus diarahkan pada standar untuk menjaga standar pada tingkat yang tepat.

Ø  Manajer tidak boleh pasif dan hanya menunggu batas kinerja lewat. Manajer harus bertindak memecahkan suatu permasalahan sebelum situasi menajadi tidak terkendali.

Faktor sukses kritis konsep manajer yang sama dengan management yang sama dengan management by expection disebut faktor sukses kritis (critical succes factors)-csf. Csf adalah salah satu kegiatan perusahaan yang berpengaruh kuat pada kemampuan perusahaan mencapai tujuannya. Perusahaan biasanya memiliki beberapa csf : misalnya, pada industri mobil, csf yang telah terindentifikasi adalah gaya, jaringan dealer yang efesien, dan pengendalian biaya manufaktur yang ketat. Sistem informasi memungkinkan manajer mengikuti csf dengan melaporkan informasi trentang csf.

Arus keputusan modifikasi lain pada model umum diperlukan unutk mencerminkan bagaimana keputusan manajemen dapat mengubah sistem  fisik. Sama seperti manajer harus mengumpulkan data dari ketiga elemen dalam sistem fisik input, pengolahan dan output. Data diubah menjadi informasi oleh pengolah informasi, dan informasi diubah menjadi keputusan oleh manajer. Pengolah informasi dan manajer bekerjasamauntuk mengubah data menjadi keputusan.

Penggunaan model sistem

Arus material yang melalui perusahaan manufaktur dan pengendalian yang dilaksanakan oleh para manajer, seperti yang digambarkan oleh model sistem umum, sangatlah jelas. Model tersebut sesungguhnya dapat diterapkan pada jenis lorganisdasi lain, walau tidak tampak jelas. Pada bagian selanjutnya, model ini akan digunakan untuk menjelaskan pengecer dan organisasi yang menyediakan jasa.

Pasar swayalan

Semua sumer daya fisik mengalir melalui sistem fisik sebuah pasar swayalan. Arus utama adalah materail, yaitu bahan makanan dan barang-barang lain yang dijual. Arus personil tersiri dari  manajer toko, kasir, pegawai gudang, dan orang-orang lainyang diperkerjakan, untuk suatu jangka waktu, dan akhirnya berhenti. Sejumlah mesin kecil digunakan di sebuah pasar swayalan. Alat pembaca barcode dikasir adalah contoh yang paling jelas, tetapi terdapat juga mesin-mesin dibelakang layar, seperti komputer, kalkulator dan telepon. Selain itu, sumber daya lain dalam kelompok mesin mencakup lemari pendingin, kotak peraga, dan rak-rak untuk menetapkan barang dagangan yang akan dijual. Arus uang ke pasar swayalan disediakan oleh para pelanggan, dan arus keluar terutama berbentuk pembayaran kepada para pemasok, pegawai dan pemilik.

Proses transformasi meliputi membuka karton dan mengatur barang dagangan di rak. Proses tersebut juga mencskup mempersiapkan sayur dan buah segar, memotong daging, dan mungkin memanggan dan kue. Semua kegiatan yang membuat berbagai produk siap untuk dijual secara mudah dan menarik dapat dianggap sebagai transformasi.

Elemen manajemen dalam sistem konseptual terdiri dari manajer toko dan para asisten manajer. Pengolah informasi adalh komputer toko tersebut, yang mengendalikan alat pembaca bar code dan menyediakan harga harga untuk berbagai barang. Komputer juga mengrim data ke kantor pusat yang menyebutkan barang-barang yang akan dipesan. Menyediakan staaistik  penjualan, dan sebagainya. Standar kinerja pasar swayalan itu diterapkan bersama oleh kntor pusat dan manajermen toko.

Standar dalam bentuk kuota penjualan dan anggaran operasi memberi para manajer panduan mengenai tingkat kinerja yang harus dicapai. Manajer menggunakan pengamatan dan pengolah informasi untuk memantau kinerja aktual dan membandinhgkannya dengan standar. Manajer menerima sejumlah laporan yang menunjukan barang mana yang laku, dan yang tidak. Manajer menanggapi laporan ini engan mengambil tindakan seperti menyesuaikan jumlah pesanan, mengatur ulang rak, mengadakan obral, serta menambah papan tanda dan rak promosi. Laporan tersebut juga dapat menunjukan jam dan hari dimana penjualan sangat tinggi dan sangat rendah.

sumber : buku jilid 1 Raymond MC leod, Jr.