Pendekatan Sistem
Pendahuluan
Manajer memecahkan masalah agar perusahaan dapat mencapai
tujuannya. Selama proses pemecahan masalah manajer membuat berbagai keputusan,
dan beberapa elemen pemecahan masalah harus ada. Ketika proses pemecahan
masalah mulai berjalan manajer berhati-hati dalam memberikan gejala dengan
sebab.
Struktur masalah mempengerahui cara pemecahan masalah.
Masalah yang tidak terstruktur harus dipecahkan oleh manajer, tetapi masalah
yang terstruktur dapat dipecahkan oleh komputer. Manager dan komputer dapat
berkerja sama untuk memecahkan masalah –terstruktur.
Pemecahan Masalah
Istilah pemecahan masalah mengingatkan pada perbaikan
hal-hal yang salah. Tidak diragukan lagi bahwa para manajer memberi respon yang
cepat pada pengaruh-pengaruh yang merugikan, untuk mencegah atau meminimumkan
kerusakan. Ketika para manajer mendapati kinerja yang luar biasa baik, mereka
bertindak untuk menjadikannya yang lebih baik lagi atau unutk mencapai kinerja
sebaik itu dibidang yang lain.
Dengan kenyataan itu kita mendefinisikan masalah sebagai
suatu kondisi yang memiliki potensi unutk menimbulkan kerugian atau
menghasilkan kekuntungan luar biasa. Jadi pemecahan masalah berarti tindakan
memberi respons terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau memanfaatkan
peluang keuntungannya.
Pentingnya Pemecahan
Masalah
Para manajer melakukan berbagai hal selain memecahkan
masalah. Sebenarnya, pemecahan masalah mungkin hanya bagian kecil darfi waktu
yang dimiliki oleh para manajer. Namun, pentingnya pemecahan masaalh bukan
didasarkannpada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi pada konsekuensinya.
Serangkaian keputusan untuk memecahkan suatu masalah mungkin hanya membutuhkan
sedikit jam namun dapat mempengaruhi laba perusahaan hingga ribuan atau jutaan
dolar.
Pengambilan Keputusan
dan Pemecahan Masalah
Dalam memecahkan masalah, seorang manajer akan membuat
banyak keputusan. Keputusan adalah pemilihan strategi atau tindakan.
Pengembalian keputusan adalah tindakan memilih strategi atau aksi yang diyakini
oleh manajer akan memeberikan solusi yang terbaik atas masalah tersebut.
Biasanya ada beberapastrategi atau aksi yang dapat dipertimbang kan manajer.
Salah satu kunci pemecahan masalah adalah mengidentifikasi berbagai alternatif
keputusan.
Elemen-elemen Alam
Pemecahan Masalah
Beberapa elemen harus ada agar seorang manajer berhasil
dalam memecahkan masalah. Tentu sdaja harus ada satu masalah dan seorang
pemecsh msdslsh (manajer). Elemen-elemen lain kurang menyolok, tetapi jika
salah satu elemen tidak ada hasil akhirnya mungkin akan bururk.
Solusi bagi suatu masalah harus memampukan sistem sistem
untuk memenuhi tujuannya dengan baik, seperti tercemin pada standar kinerja
sistem. Standar ini menggambarkan keadaan yang diharapkan apa yang harus
dicapai oleh sistem. Selanjutnya, manajer harus memiliki informasi yang
tersedia. Informasi itu menggambarkan keadaan saat ini apa yang dicapai oleh
suatu sistem . Jiuka keadaan saat ini dan
keadaan yang diharapkan sama , tidak terdapat masalah dan manajer tidak
mengambil tindakan. Jika kedua keadaan berdua itu berbeda, sejumlah masalah
merupakan penyebabnya dan harus dipecahkan.
Beberapa elemen harus ada agar seorang manajer berhasil dfalam
memecahkan masalah. Tentu saja harus ada masalah dan seorang pemecah masalah (manajer). Elemen-elemen lain
kurang menyolok tetapi jika salah satu elemen tidak ada hasil akhirnya mungkin
akan buruk.
Solusi bagi suatu masalah harus memampukan sistrem untuk
memenuhi tujuannya dengan baik, sepeti tercermin pada strandar kinerja sistem.
Standar ini menggambarkan keadaan yang diharapka apa yang harus dicapai oleh
sistem. Selanjutnya, manajer harus memiliki informasi yang tersedia. Informasi
itu menggambarkan keadaan saat ini apa yang dicapai oleh sistem. Jika keadaan
saat ini dan keadaan yang diharapkan sama, tidak terdapat masalah dan mamnajer
mengambil tindakan. Jika kedua keadaan uitu berbeda sejumlah masalah merupaka
penyebabnya dan harus dipecahkan.
Gambar diatasmenunjukan bahwa elemen-elemen pemecahan
masalah manajer, standar, dan informasi juga adalah elemen-elemen sistem
konseptual yang menjadi bagian dari model sistem umum.
Perbedaan keadaan saat ini dan keadaan yang diharapkan
menggambarkan kiteria solusi, atau apa yang diperlukan untuk mengubah kedaan
saat ini mrnjadi keadaan yang diharapkan. Contohnya jika standar menetapkan
sedikitnya 125 jaket ski terjual sehari, dan rata-rata penjualannya adalah 75
jaket, solusi masalah ini adalah meningkat penjualana sedikitnya 50 jaket.
Keliama puluh jaket ini adalah kitera solusi.
Tentu saja, jika keadaan saat ini kebetulan menggambarkan tingkat kinerja
yang lebih tinggi dari pada keadaan yang
jika keadaan saat ini kebetulan mengambarkan tingkat kinerja yang lebih tinggi
dari pada keadaan yang diharapkan, tugasnya bukanlah menurunkakn keadaan saat
ini. Sebaliknya tugasnya adalah menjaga keadaan saat ini pada tingkat uyang
lebih tinggi. Jika kinerja tingkat yang lebih tinggi dapat dipertahankan, maka
keadaan yang diharapkan harus ditingkatkan.
Manajerlah yang bertanggung jawab untuk mengidentifikasi
berbagai alternatif pemecahan, yang
selalu ada. Ini merupakan satu langkah dalam proses pemecahan masalah
dimana komputer kurang dapat membantu. Manajer biasanya mengandalkan
pengalamannya, atau memperleh bantuan dari berbagai sistem informasi yang
non-komputger, seperti masukan dari orang lain di dalam maupun di luar
organisasi.
Selain berbgai alternatif diidentifikasi, sistem informasi
dapat digunakan unutk mengevaluasi setiap altenatif. Evaluasi ini harus
mempertimbangkan berbagai kendala yang mungkin, baik intern, maupun
lingkungan,. Kendala intern dapat berupaya sumber daya yang terbatas . Kendala
lingkungan dapat berupa tekanan dari berbagai elemen lingkungan, seperti
pemerintgah atau pesaing, dan mereka bertndak sedemikian rupa untuk memebatasi
arus sumberdaya kedalam dan keluar perusahaan.
Jika semua elemen
trersebut ada dan manajer memahaminya, solusi atas permasalahan tersebut
dimungkinkan.
Pendekatan Sistem
Proses pemecahan masalah secara sistematis bermula dari john
dewey, seorang profesor filosofi di colombia university pada awal abad ini.
Dalam bukunya di tahun 1910, ia mengidentifikasi tuga seri penilaian yang
terlibat dalam memecahkan suatu kontroversi secara memadai.
Ø
Mengenali kontroversi
Ø
Menimbang klaim alternatif
Ø
Membentuk penilaian
Dewey tidak menggunakan istilah pendekatan sistem, tetapi ia
menyadari sifat berurutan dari pemecahan masalah dimulai dengan suatu
permasalahn, mempertimbangkan bermacam cara memecahkannya, dan memilih solusi
yang tampaknya lebih baik.
Kerangka kerja dewey dibiarkan tidur bertahun-tahun , tetapi
selama akhir tahun 1960-an dan awal 1970-an, perhatia pada pemecahan masalah
sistematis mencapai puncak yang baru. Para pembuat komputer, management
scientist, dan spesalis informasi semua mencarui cara untuk menggunakn komputer
dan memecahkan masalah manajer. Kerangka kerja yang dianjurkan untuk penbgguna
komputer dikenal sebagai pendekatan sistem serangkain pemecahan maslah yang
m,emastikan bahwa masalah itu pertama-tama dipahami, solusi alternatif
dipertimbangkan, dan solusi yang dipiliha bekerja.
Pendekatan Sistem, Pemeahan Masalah,
dan Pengambilan Keputusan
Langkah langkah pendekatan sistem memberikan suatu cara
yaang bik unutk mengelompokan beragam keputusan yang harus dibuat dalam proses
pemecahan satu masalah. Tiap tahap dalam
upaya definisi dan upaya solusi memerlukan sedikitnya satu keputusan.
Pendekatan Sistem dan
CIBS
Sistem informasi berbasis komputer, atau cibs dapat digunkan
sebagai sistem dukungan (support system) ketika menerapkan pendekatan sistem.
Subsistem cibs, seperti sitem pendukung keputusan, sistem pakar, atau aplikasi
otomasi kantor, dapat memberikan dukungan untuk suatu keputusan terpisah.
Subsistem cibs mungkin juga mendukung beberapa keputusan mungkin semua yang
diperlukan untukmemecahkan masalah tersebut.
Upaya Persiapan
Tiga langkah persiapan tidak harus secara berurutan, karena
ketiganya bersama-sama menghasilkan kerangka berpikir yang diinginkan untuk
memecahkan masalah. Dan langkah tersebut dapat mengambil periode waktu yang
lama dimulai dari sekarang.
Langkah satu
memandang perusahaan sebagai suatu sistem
Anda harus mampu melihat perusahaan anda sebagai suatu
sistem. Hal ini dapat dicapai dengan menggunakan model sistem umum perusahaan,
anda harus mampu untuk melihat bagaimana peusahaan anda sesuai dengan model.
Langkah dua mengenal
sistem lingkungan
Hubungan perusahaannya dengan lingkungannya juga penting.
Elemen lingkungan memberikan cara yang efektif yang menempatkan perusahaan
sebagai suatu sistem lingkungannya.
Langkah tiga
mengidentifikasi subsistem-subsistem perusahaan
Subsistem-subsistem utama perusahaan juga perlu
diidentifikasi, dan subsistem dapat mengambil beberapa bentuk. Yang paling
mudah dilihat manajer adalah bidang-bidang fungsional.
Upaya definisi
Upaya definisi pertama-tama mencakup kesadaran bahwa suatu
masalah ada atau akan ada (identifikasi masalah) dan kemudian cukup
mempelajarinya untuk mencari solusi (permasalahn masalah).
Upaya definisi diransang oleh sinyal maupun umpan balik yang
menunjukan bahwa terjadi hal-hal yang lebih baik atau lebih buruk dari yang
direncanakan. Sinyal tersebut dapat bersal dari dalam perusahaan atau
lingkungannya dan berfungsi sebagai pemicu masalah (problem tigger) dengan
memulai suatu proses pemecahan masalah.
Manajer atau seseorang dalam unit manajer itu biasanya
mengidentifikasi atau gejala. Orang-orang ini mengalami dan memahami sistem
tersebut. Dengan demikian, mereka beerada dalam posisi yang lebih baik untuk
mendeteksi kesulitan atau peluang dari pada pihak luar, misalnya analisis
sistrem.
Langkah empat
bergerak dari tingkat sistem ke subsistem
Ketika manajer berusaha memahami masalah, analisis mulai
dengan sistem yang menjadi tanggung jawab manajerm. Sistem itu dapat berupa
perusahaan atau salah satu unitnya. Analisis kemudian bergerak menuruni hirarki
sistem, tngkat demi tingkat.
Manajer mula-mula mempelajari posisi sistem itu dihubungkan
dengan lingkungannya. Apakah sistem berada dalam keseimbangan dengan
lingkungannya? Apakah sumber daya mengalir antara sistem dan lingkungannya
menurut cara yang diinginkan? Apakah sistem mencapai tujuannya dalam
menyediakan produk dan jasa pada lingkungannya?
Perlu dipahami bahwa sistem dapat berada pada tingkat
manapun juga. Tidak perlu memulai dari tingkat perusahan bagi suatu sistem.
Analisis dapat diarahkan pada subsisitem manapun dalam perusahaan.
Selanjutnya, manajer menganalisis sistem menurut
subsistem-subsistemnya. Apakah subsistem itu terintegrasi menjadi satu unit
yang berfungsi lancar? Apakah semua subsistem bekerja unutk mencapai tujuan
sisterm?
Tujuan dari analisis top-down ini adalah untuk
mengidentifikasi tungkat sistem dimana penyebab persoalan berada.
Langakah lima
menganalisis bagian-bagian sistem dalam suatu urutan tertentu
Ketika manajer mempelajari tiap tingkat sistem,
elemen-elemen sistem dianalisis secara berurutan. Urutan ini ditunjukan pada
gambar di bawah ini dan mencerminkan prioritas tiap elemen dalam proses
pemecahan masalah. Misalnya masalah dalam elemen empat tidak dapat dipecahkan
jika terdapat masalah dalam elemen tiga.
Elemen Satu –
Mengevaluasi Standar standar kinerja
untuk suatu sistem biasanya dinyatakan dalam bentuk rencana, anggaran, dan
kuota. Manajemen menetapkan standar dan harus memastikan bahwa standar itu
memiliki karakteristik tertentu.
·
Standar harus (valid). Yaitu, standar harus merupakan suatu ukuran yang baik dari
kinerja sistem.
·
Standar harus (realistis). Kenaikan
20% penjualan tidak realistis jika sebelumnya tidak pernah tercapai dan tidak
ada dasar untuk optimisme tersebut.
Standar harus dimengerti oleh mereka yang dihjarapkan untk mencapainya.
Akhirnya, standar harus terukur. Jika standarnya adalah laba “maksimum”, manajernya tidak
pernah tahu apakah standar telah tercapai. Membuat laba sebesar 10% dai
penjualan adalah contoh standar yang tidak diragukan.
Elemen Dua – Membandingkan
Output Sistem dengan Standar setelah
manajer puas dengan standar tersbut, ia kemudian mengevaluasi output sistem
denngan memebandinghkannya dengan standar.
Jika sistem mencapai standar, tidak perlu melanjutkan
pendekatan sistem untuk pemecahan masalah. Tidak ada masalah yang perlu
dipecahkan pada tingkat sistem yang ini. Sebaliknya, manajer harus mengevluasi
kembali standar berdasarkan kinerja yang saat ini baik. Mungkin standar
tersebut harus dinaikkan.
Jika sistem ini tidak mencapai standar, manajer harus
mengidentifikasi penyebabanya. Masalah yang harus dipecahkan. Dalam beberapa
kasus, masalahnya adalah sistem yang bekerja lebih baik dari yang diperkirakan.
Elemen Tiga –
Mengevaluasi Manajemen suatu penilaian kritis dilakukan atas manajemen
sistem dan struktur organisasi. Apakah
tim manajemen yang ada sesuai kebutuhan dalam hal kualitas dan kuantitas?
Apakah terdapat cukup manajer dan apakah mereka memiliki keahian dan kemampuan
yang tepat? Sinyal – sinyal yang menunjukan bahwa hal ini merupakan masalah
adalah (1) manajer bekerja dalam jam kerja yang sangat panjang dan (2)
keputusan – keputusan terbukti salah.
Elemen Empat –
Mengevalusi Pengolah Informasi mungkin terdapat tim manajemen yang baik,
tetapi tim tersebut tidak mendapatkan informasi yang diperlukannya. Jika ini
kasusnya, kebetulah itu harus diidentifikasi dan suatu sistem informasi yang
memadai harus dirancang dan diterapkan
Elemen Lima –
Mengevaluasi Input dan Sumber Daya Input
bila tingkat analisis sistem ini tercapai, sistem konseprual tidak lagi
merupakan persoalan, dan permasalahan ada pada sistem fisik. Analisis dilakukan
baik dari sumber daya fisik dalam elemen input maupun sumber daya yang mengalir
melalui elemen tersebut dari lingkungan. Misalnya, apakah perusahaan dok penerimaan memiliki cukup pegawai, dan apakah
material yang dipesan dari pemasok tiba tepat waktu?
Elemen Enam –
Mengevaluasi Proses Transformasi prosedur dan praktek yang tidak efesien
mungkin meneyebabkan kesukaran dalam mengubah input menjadi output. Otomasi,
penggunaan robot, computer – aided design
dan computer manufacturing (cad/cam),
dan computer intregrated manufacturing
(cim) adalh contoh – contoh modern dari usaha untuk memecahkan masalah
transformasi.
Elemen Tujuh –
Mengevaluasi Sumber Daya Output ketika menganalisis elemen dua, kita
memeperhatikan output yang dihasilkan
oleh sistem. Disini kita memikirkan sumber daya fisik dalam elemen output sistem. Contoh sumber daya
seperti itu adalah gudang barang jadi, pegawai dan mesin di dok pengiriman.
Upaya Pemecahan
Upaya pemecahan meliputi pertimbangan berbagaia alternatif
yang layak, pemilihan alternatif
terbaik, dan penerapannya.
Langkah – Enam
Mengidentifikasi Berbagai Alternatif Solusi
Manajer mengidentifikasi bermacam-macam cara untuk
memecahkan permasalahan yang sama. Hal ini lebih mudah b agi manajer
berpengalaman, yang dapat menetapkan solusi-solusi yang telah berhasil di masa
lalu, tetapi kretivitas dan intuisi juga berperan penting.
Manajer jarang berusaha memecahkan masalah sendirian tetapi
menerima bantuan dari manajer lain. Para pemecah masalah sering terlibat dalanm
tukar pikiran (brainstorming), suatu
kegiatan informl dimana para mengungkapkan para anggotanya mengungkapkan pandangan
mereka, lalu didiskusikan. Pendekatan yang lebih formal disebut sesi jad. Jad merupakan singkatan join
application design (rancangan aplikasi bersama) dam merupakan pendekatan sistem pendukung
keputusan secara berklompok (group
decesion support system) untuk memecahkan masalah.
Langkah Tujuh –
Mengevaluasi Berbagai Alternatif Solusi
Semua alternatif
harus dievalusi menggunakan kiteria
evaluasi yang sama, yang mengukur beberapa baik semua alternatif dapat
memecahkan masalah. Masalah kiteria evaluasi dapat menyediakan banyak jalan
untuk memecahkan masalah, ukuran dasarnya adalah seberapa jauh suatu alternatif
memampukan sistem untuk mencapai tujuannya.
Langkah Delapan –
Memilih Solusi Terbaik
Setelah mengevaluasi berbagai alternatif, selanjutnya perlu
memilih satu alternatif yang tampaknya paling baik. Henry mintzberg, seorang
ahli teori manajemen, mengidentifikasi tiga cara yang dilakukan manajer lakukan
dalam memilih alternatif baik
v
Analisis
– suatu evaluasi sistematis atas pilihan – pilihan, mempertimbangkan
konsekuensi pilihan tersebut pada tujuan organisasi. Contohnya, para anggota
sesi jad memutuskan pendekatan yang akan diambil dalam menerapkan sistem
informasi eksekutif (executive information system) – eis
v
Penilaian
– proses mental dari seorang manajer. Misalnya, manajer perusahaan
manufaktur menerapkan pengalaman dan intuisi dalam mengevaluasi tata letak
pabrik baru yang diusulkan oleh model matematika.
v
Tawar
menawar negoisasi antara para manajer. Contohnya adalah perundingan
diantara para anggota komite eksekutif mengenai sistem informasi fungsional,
mana yangakan diterapkan perama.
Langkah Sembilan –
Menerapkan Solusi
Masalah tidak terpecahkan hanya dengan memilih solusi
terbaik. Solusi itu diterapkan. Dalam contoh tadi, peralatan komputer yang
diperlukan harus dipasang.
Langkah sepuluh – menindaklanjuti untuk memastikan bahwa
solusi itu efektif’manajer harus tetap mengatasi situasi untuk memastikan bahwa
solusi mencapai kinerja yang direncanakan. Jika solusi kurang dari yang
diharapkan, tahap – tahap pemecahan masalah perlu ditelusuri ulang untuk
menentukan apa yang salah. Lalu dicoba sekali lagi. Proses ini diulangi hingga
manajer puas bahwa masalah trersebut telah terpecahkan.
Faktor – Faktor yang Pribadi yang
Memepengaruhi Pemecahan Masalah
Tiap manajer memiliki permasalahan gaya yang unik. Gaya
mereka mempengaruhi bagaimana mereka terlibat dalam merasakan masalah,
mengumpulkan informasi dan menggunakan informasi.
Merasakan masalah
Manajer dapat dibagi dalam tiga katagori dasar dalam hal
gaya merasakan masalah (problem sesing
style) mereka, yaitu bagaimana mereka meghadapi masalah.
v
Penghindar
masalah (problem avoider) manajer
ini mengambil sikap positif dan mengaggap bahwa semua baik-baik saja.
v
Pemecah
masalah (problem solver) manajer
ini tidak mencari masalah juga tidak menghalanginya.
v
Pencari masalah (problem seeker) manajer ini menikmati pemecahan masalah dan
mencarinya.
Mengumpulkan informasi
Terdapat pula cara perbedaan cara manajer mengembangkan dan
mengevalusi berbagai alternatif setelah masalah dirasakan. Para manajer dapat
menunjukan salah satu dari dua gaya mengumpulkan informasi atau sikap terhadap
total volume informasi yang tersedia bagi mereka.
sumber : buku jilid 1 Raymond MC leod, Jr.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar