Model sistem umum perusahaan

Model sistem umum perusahaan

Pendahuluan

Manajer menggunakan model untuk memecahkan permasalahan. Ada empat jenis model dasar fisik, naratif, grafik dan matematika. Semuanya membantu pemahaman maupun komunikasi, dan model matematika dapat juga digunakan untuk memperkirakan masa depan.

Pengertian model

Model adalah penyederhanaan (abstraction) dari sesuatu. Model mewakili dari sejumlah objek atau aktivitas, yang disebut entitas (entity). Manajer menggunakan model untuk mewakili perusahaan yang akan dipecahkan. Objek atau aktivitas yang menyebabkan permasalahan adalah entitas.

Jenis-jenis model

Ada empat jenis model dasar:

ü  Model fisik

ü  Model naratif

ü  Moderl grafik

ü  Model matematika

Model fisik, model fisik adalah penggambaran entitas dalam bentuk tiga dimensi. Model fisik yang digunakan dalam media bisnis meliputi maket pusat pembelanjaan atau prototipe mobil baru.

Model fisik membantu suatu tujuan yang tidak dapat dipenuhi oleh benda nyata. Contohnya investor pusat pembelanjaan dan pembuat mobil dapat membuat sejumlah perubahaan dengan lebih murah melalui rancangan model fisik mereka dibandingkan dengan produk akhir.

Dari empat jenis model, model fisik mungkin memiliki nilai paling kecil bagi para manajer bisnis. Umumnya seorang manajer tidak perlu melihata sesuatu hal dalam bentuk tiga dimensi untuk memahaminya dan menggunakannya dalam pemecahan masalah.

Model naratif, ada satu jenis model yang digunakan manajer setiap harinya namun jarang dikenali sebagai suatu model. Ini adalah model naratif, yang menggambarkan entitasnya secara lisan ataupun tulisan. Pendengar atau pembaca dapat memahami entitas dari narasi atau cerita. Semua komunikasi bisnis adalah model naratif, sehinngga model naratif merupakan jenis model yang paling porpuler

Model grafik, jenis model lain yang terus digunakan adalah model gafik  model grafik menggambarkan entitsnya dengan sejumlah garis, simbol atau bentuk. Model grafik digunakan dalam bisnis untuk mengkomunikasikan informasi. Banyak laporan tahunan perusahaan kepada para pemegang saham berisikan grafik-grafik berwarna untuk menyampaikan kondisi keuangan perusahaan. Grafik juga digunakan untuk mengkonsumsikan informasi kepada manajer.

Model matematika  sebagian besar perhatian dalam pembuatan model bisnis (busines modeling) saat ini tertuju pada model matematika. Semu rumus atau persamaan matematika adalah yang digunakan para manajer bisnis umumnya tidak lebih rumit dari pada model yang biasa digunakan untuk menghitung eoq:

EOQ = akar 2PS dibagi M

Dimana  p adalah biaya pembeliaan pe runit (dalam rupiah). S adalah penjualan tahunan (dalam unit). Dan m adalah biaya penyimpanan per unit untuk satu tahun (dalam rupiah). Biaya penyimpanan mencakup semua biaya yang berkaitan dengan penyimpanan barang, seperti ansuransi, kerusakan dan kecurian.

Model eoq hanya menggunakan satu persamaan. Sebagian model matematika menggunakan ratusan hingga ribuan persamaan. Contohnya, model perencanaan keuangan yang dikembangkan oleh sun oil company selama masa awal sistem informasi manajemennya yang menggunakan kira-kira 2000 persamaan. Model-model besar ini cenderung tidak praktis dan sukar digunakan. Kecenderungan sekarang mengarah pada model-model yanglebih kecil, ynag diajukan untuk membantu manajer tertentu memecahkan masalah-masalah khusus.

Keunggulan model matematika adalah keteletiannya dalam menjelaskan hubungan antara berbagai bagian dari suatu objek. Matematika dapat mengenai hubungan-hubungan yang berdimensi lebih banyak dibanding model grafik yang hanya dua dimensi atau model fisik yang tiga dimensi. Bagi ahli matematika dan manajer yang menyadari kerumitan sistem bisnis, kemampuan multidimensionsl model matematika adalah model yang berharga.

Kegunaan model

Ø  Mempermudah pengertian suatu model pasti lebih sederhana dari pada entitasnya. Entitas lebih mudah dimengerti jika elemen-elemennya dan hubungannya disajikan secara sederhana.

Ø  Mempermudah komunikasi setelah pemecah masalah (problem solver) mengerti entitasnya, pengertian itu sering perlu dikomunikasikan kepada yang lain.

Ø  Mempermudah masa depan ketelitian dalam menggambarkan entitas membuat model matematika dapat disediakan oleh jenis model lain.

Model  sistem umum

Sistem fisik

sistem fisik perusahaan yang mengubah sumber daya input menjadi sumber daya output. Sumber daya input yang datang dari lingkungan perusahaan, terjadi suatu transformasi, dan sumber daya output dikembalikan ke lingkungan yang sama.  Karena  itu sistem fisik perusahaan merupkan sistem terbuka, yang berhubungan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya fisik.

Arus material material-material input diterima dari pemasok bahann baku dan komponene rakitan. Material ini disimpan ditempat penyimpanan sampaiu dibutuhkan dalam proses transformasi. Lalu material tersebut dimasukan dalam aktivitas manufaktur. Pada akhir proses  trransformasi, material yang sekarang  sudah dalam bentuk jadi, disimpan di tempat penyimpanan sampai dikirim kepada para pelanggan.

Arus personil input personil berasal dari lingkungan. Calon pegawai berasaldari masyarakat setempat dan mungkin dari serikat buruh serta pesaing. Input personil ini biasanya diproses oleh fungsi sumber daya manusia kemudian ditugaskan ke berbagai bidang fungsional. Ketika berada di wilayah bidang tersebut, para pegawai terlibat dalam proses transformasi, baik secara langsung maupun tidak. Sebagian pegaewai bekerja bagi perusahaan hanya sebentar saja. Sebagian lain bekerja hingga pensiun. Fungsi sumber daya manusia adalah memproses pemberhentiannya, dan sumber daya itu dikembalikan pada lingkungan.

Arus mesin mesin-mesin diperoleh dari pemasok, dan biasanya berada diperusahaan untuk jangka waktu yang lama tiga atau sampai dua puluh tahunn atau lebih. Nmun akhirnya semua mesin dikembalikan kepada lingkungan dalam bentuk tukar tambah dengan model baru, atau sebagai rongsokan.

Arus uang uang terutama diperoleh dari para pemilik, yang menyediakan modal investasi, dan dari para pelanggan perusahaan yang memberikan pendapatan penjualan. Sumber lainnya mencakup lembaga keuangan, yang memberikn pinjaman dan bunga atas investasi, serta dari pemerintah, yang menyediakan uang dalam bentuk pinjaman dan bantuan.

Sistem konseptual

Sebagian sistem terbuka dapat mengendalikan opresinya sendiri, sebagian lagi tidak. Pengendalian dicapai dengan menggunakan lingkaran yang terdapat di dalam sistem. Lingkaran tersebut, yang dinamai lingkaran umpan balik, menyediakan satu  jalur bagi sinyal-sinyal dari sistem ke mekanisme pengendalian adalah sejenis alat yang mengunakan sinyal simpan umpan balik untuk mengevaluasi kinerja sistem dan menentukan apakah perlu dilakukan tindakan perbaikan.

Sistem lingkaran terbuka suatu sistem tanpa lingkaran umpan balik atau mekanisme pengendalian disebut sistem lingkaran terbuka. Mungkin hanya ada sedikit perusahaan bisnis yang termasuk dalam kelompok lingkaran terbuka. Perusdahaan-perusahaan tersebut menggunakan sistem terbuka, tetapi umpan balik dan mekanisme pengendaliannya tidak bekerja semestinya. Perusahaan itu mulai pada suatu jalan dan tidak pernah berganti arah. Jika perusahaan kehilangan kendali, tidak ada yang dilakukan untuk mengembalikan keseimbangan. Hasilnya adalah kehancuran sistem (kebangkrutan).

Sistem lingkaran tertutup yaitu suatu sistem yang memliki lingkaran umpan balik dan mekanisme pengendalian. Sistem seperti ini dapat mengendalikan outputnya dengan membuat penyusunan-penyusunan pada inputnya.

Pengendalian manajemen seperti tampak pada gambar di bawah manajemen menerima informasi yang menggambarkan output sistem .  Banyak laporan manajemen mencakup informasi jenis ini , volum produksinya, biaya distribusi, analisis penjualan dfan sebagainya. Karena tujuan utama perusahaan adalah menghasilkan sejumlah jenis output, ukuran output merupakan bagian dalam internal dari pengendalian sistem.

Pengolah informasi perjalanan informasi tidak selalu langsung dari sistem fisik kepada manajer. Sebagai besar manajer berada jauh dari aktivitas fisik. Hal ini terutama terjadi pada para manajer tingkat tinggi. Para manajer ini harus memperoleh informasi darii suatu sistem atau perosedur yang menghasilkan informasi dari data yang terkumpul. Mekanisme yang menghasilkan informasi ini dinamakna pengolah informasi.

Dimensi-dimensi nformasi

Relavansi  informasi memiliki relavansi jika berkaitan langsung dengan masalah yang ada. Manajer harus mampu memilih informasi yang diperlukan tanpa membaca seluruh informasi mengenai subyek lain.

Akurasi idealnya, semua informasi harus akurat, tetapi peningkatan ketelitian sistem menambah biaya. Karena alesan tersebut, manajer terpaksa menerima ketelitian yang kurang dari sempurna. Berbagai aplikasi yang melibatkan uang, seperti pembayaran gaji, penagihan, dan piutang, menuntut ketelitian 100%. Beberapa aplikasi lain, seperti ramalan ekonomi jangka panjang dan laporan statistik, sering dapat tetap berguna jika datanya mengandung sedikit kesalahan.

Ketepatan waktu informasi harus tersedia untuk memecahkan masalah sebelum situasi krisis menjadi tidak terkendali atau kesempatan menghilang. Manajer harus memperoleh informasi yang mengambarkan apa yang sedang terjadi sekarang, selain apa yang telah terjadi di masa lampau.

Kelengkapan manajer harus mampu memperoleh informasi yang menyajikan gambaran lengkap dari suatu permasalhan atau penyelesaian. Namun, rancangan sistem seharusnya tidak menenggelamkan manajer dalam lautan informasi. Istilah kelebihan informasi (information overload) mengakui adanya bahaya dri informasi yang terlalu banyak. Manajer harus mampu menentukan jumlah rincian yang diperlukan.

Standar agar manajer dapat melakukan pengendalian atas bagian yang menjadi tanggung  jawabnya, harus terdapat dua unsur. Pertama, harus ada informasi yang menggambarkan apa yang sedang tercapai di bagian tersebut. Kedua, harus ada standar kinerja yang mencerminkan apa yang harus tercapai bagian tersebut.

Sistem konseptual yang mengendalikan sistem fisik terdiri dari tiga elemen yang   penting : manajemen, pengolah informasi, dan standar.

Management by expection adalah suatu gaya yang diikuti manajer, yaitu manajer terlihat dalam aktivitas hanya jika aktivitas itu menyimpang dari kinerja yang dapat diterima.

Management by expection memberikan tiga keuntungan besar :

·         Manager tidak membuang-buang waktu unutk memantau aktivitas yang berlangsung secara normal.

·         Karena tidak sedikit kepuasan yang dibuat, tiap keputusan dapat memperoleh perhatian lebih menyeluruh.

·         Perhatian dipusatkan pada peuang-peluang, maupun pada hal-hal yang tidak berjalan semestinya.

Namun, terdapat pula sejumlah kendala yang harus diketahui :

Ø  Beberapa jenis kinerja bisnis tertentu tidak mudah ditentukan secara komunitas sehingga standar tidak dapat ditetapkan.

Ø  Suatu sistem informasi yang menantau kinerja secara akurat sangat diperlukan.

Ø  Perhatian harus terus diarahkan pada standar untuk menjaga standar pada tingkat yang tepat.

Ø  Manajer tidak boleh pasif dan hanya menunggu batas kinerja lewat. Manajer harus bertindak memecahkan suatu permasalahan sebelum situasi menajadi tidak terkendali.

Faktor sukses kritis konsep manajer yang sama dengan management yang sama dengan management by expection disebut faktor sukses kritis (critical succes factors)-csf. Csf adalah salah satu kegiatan perusahaan yang berpengaruh kuat pada kemampuan perusahaan mencapai tujuannya. Perusahaan biasanya memiliki beberapa csf : misalnya, pada industri mobil, csf yang telah terindentifikasi adalah gaya, jaringan dealer yang efesien, dan pengendalian biaya manufaktur yang ketat. Sistem informasi memungkinkan manajer mengikuti csf dengan melaporkan informasi trentang csf.

Arus keputusan modifikasi lain pada model umum diperlukan unutk mencerminkan bagaimana keputusan manajemen dapat mengubah sistem  fisik. Sama seperti manajer harus mengumpulkan data dari ketiga elemen dalam sistem fisik input, pengolahan dan output. Data diubah menjadi informasi oleh pengolah informasi, dan informasi diubah menjadi keputusan oleh manajer. Pengolah informasi dan manajer bekerjasamauntuk mengubah data menjadi keputusan.

Penggunaan model sistem

Arus material yang melalui perusahaan manufaktur dan pengendalian yang dilaksanakan oleh para manajer, seperti yang digambarkan oleh model sistem umum, sangatlah jelas. Model tersebut sesungguhnya dapat diterapkan pada jenis lorganisdasi lain, walau tidak tampak jelas. Pada bagian selanjutnya, model ini akan digunakan untuk menjelaskan pengecer dan organisasi yang menyediakan jasa.

Pasar swayalan

Semua sumer daya fisik mengalir melalui sistem fisik sebuah pasar swayalan. Arus utama adalah materail, yaitu bahan makanan dan barang-barang lain yang dijual. Arus personil tersiri dari  manajer toko, kasir, pegawai gudang, dan orang-orang lainyang diperkerjakan, untuk suatu jangka waktu, dan akhirnya berhenti. Sejumlah mesin kecil digunakan di sebuah pasar swayalan. Alat pembaca barcode dikasir adalah contoh yang paling jelas, tetapi terdapat juga mesin-mesin dibelakang layar, seperti komputer, kalkulator dan telepon. Selain itu, sumber daya lain dalam kelompok mesin mencakup lemari pendingin, kotak peraga, dan rak-rak untuk menetapkan barang dagangan yang akan dijual. Arus uang ke pasar swayalan disediakan oleh para pelanggan, dan arus keluar terutama berbentuk pembayaran kepada para pemasok, pegawai dan pemilik.

Proses transformasi meliputi membuka karton dan mengatur barang dagangan di rak. Proses tersebut juga mencskup mempersiapkan sayur dan buah segar, memotong daging, dan mungkin memanggan dan kue. Semua kegiatan yang membuat berbagai produk siap untuk dijual secara mudah dan menarik dapat dianggap sebagai transformasi.

Elemen manajemen dalam sistem konseptual terdiri dari manajer toko dan para asisten manajer. Pengolah informasi adalh komputer toko tersebut, yang mengendalikan alat pembaca bar code dan menyediakan harga harga untuk berbagai barang. Komputer juga mengrim data ke kantor pusat yang menyebutkan barang-barang yang akan dipesan. Menyediakan staaistik  penjualan, dan sebagainya. Standar kinerja pasar swayalan itu diterapkan bersama oleh kntor pusat dan manajermen toko.

Standar dalam bentuk kuota penjualan dan anggaran operasi memberi para manajer panduan mengenai tingkat kinerja yang harus dicapai. Manajer menggunakan pengamatan dan pengolah informasi untuk memantau kinerja aktual dan membandinhgkannya dengan standar. Manajer menerima sejumlah laporan yang menunjukan barang mana yang laku, dan yang tidak. Manajer menanggapi laporan ini engan mengambil tindakan seperti menyesuaikan jumlah pesanan, mengatur ulang rak, mengadakan obral, serta menambah papan tanda dan rak promosi. Laporan tersebut juga dapat menunjukan jam dan hari dimana penjualan sangat tinggi dan sangat rendah.

sumber : buku jilid 1 Raymond MC leod, Jr.

Dasar-dasar Pemrosesan komputer

Dasar-dasar Pemrosesan komputer

Komputer sebagai Elemen dalam Sistem Informasi

Komputer ada dalam berbagai ukuran. Komputer besar disebut mainframe, dan telah ada sejak awal. Mainframe adalah tulang punggung pengolahan data di organisasi besar seperti pemerintahan dan perusahaan-persahaan fortune 500. Mainframe yang lebih besar dan penuh daya adalah supercomputer. Supercomputer  begitu penuh daya sehingga hanya berada di organisasi-organisasi yang sangat besar, dan terutama digunakan untuk perhitungan ilmiah.

Namun kecerundangan saat  ini mengarah pada komputer yang lebih kecil. Pada tahun 1970-an, trend ini dimulai dengan komputer mini (minicomputer) atau mini. Komputer ini lebih kecil dari mainframe tetapi dalam banyak hal melampui kinerja unit yang lebih besar.

Komputer mini diterima dengan sangat baik sehingga pembuat komputer memproduksi  rancangan yang lebih kecil, yang disebut komputer mikro (microcomputer) atau mikro. Sebagian besar sirkuit utama komputer mikro berbentuk silicon integrated circuit chip, yang lebih kecil dari kuku  anda. Chip ini disebut microprossor.

Komputer mini dan komputer mikro yang diperkealkan pada tahun 1970-an menimbulkan revolusi dalam komputer. Dengan bangkitnya sistem yang lebih kecil, bahkan organisasi perorangan pun dapat menikmati manfaat dari komputerisasi pengolahan data dengan biaya terjangkau.

Arsitektur komputer                    

adalah sebuah diaram unit dasar yang terdapat dalam semua komputer. Diagram itu disebut skema komputer (computer schematic) dan telah ada sejak awal masa komputer. Unit-unit komputer yang disebut perangkat keras (hardware), biasanya dikemas dalam sebuah kotak tersendiri dan dihubungkan dengan kabel-kabel elektris.

Unit yang paling penting  adalah control processing unit (CPU), yang mengendalikan semua unit sistem komputer lain dan mengububah  input menjadi output . CPU mencakup semua penyimpanan yang disebut  penyimpanan primer  (primary storage). Biasanya disebut main memory. Primary storage berisi data yang sedang diolah dan program, yaitu suatu daftar intruksi yang mengolah data. Istilah perangkat lunak (software) digunakan untuk menggambarkan satu atau beberapa program. Unit pengendali  (control unit ) membuat semua unit bekerja  sama dengan satu sistem, dan aritmetic and logic unit (ALU) adalah tempat berlangsungnya operasi perhitungnan dan logika. Nama processor  digunakan untuk menggambarkan  control unit  da ALU yang mengolah isis penyimpanan primer.

Satu atau beberapa  unit input  memasukan data ke dalam penyimpanan primer, karena penyimpanan primer kapasitasnya  terbatas, diperlukan are penyimpanan tambahan, yang disebut penyimpanan skunder. Penyimpanan skunder (secondary storage) menyediakan tempat untuk menyimpan program dan data ketika tidak digunakan. Program yang disimpan untuk koleksi perangkat lunak (software library) dan data yang disimpan disebut  database. Hasil pengolahan tersebut dicatat  oleh  unit output.

Penyimpanan Primer

Bit dan Byte

Sekarang kapasitas penyimpanan integraterd circuit diukur dalam megabit (Mb), atau jutaan bit data. Satu bit  adalah posisi penyimpanan elektronik, yaiutu  nyala atau mati, dan kombinasi dari bit tersebut membentuk satu byte, atau satu karakter.

Istilah kilobyte  (disingkat KB) digunakan untuk menggambarkan 1.000 byte. Sebenarnya, karena cara pembuatan integrated circuit, satu kilobyte adalah 1.024 byte. Demiukian pula, satu megabyte, atau MB,  bukanlah 1 juta byte, tetapi 1.024 kali 1024 1.048.576 byte

Random Accsess Memory   

Ketika mebaca literatur komputer mikro, anda mungkin menemui istilah RAM dan ROM adalah singkatan untuk random accsess memory dan merupakan  nama yang diberikan  pada integrated circuit  yang berfungsi sebagai bagian penyimpanan primer yang digunakan untuk menyimpan perangkat lunak dan data. RAM memungkinkan operasi baca maupun tulis tetapi juga disebut  mudah hilang (volatile) karena isinya hilang bila daya listrik dimatikan.

Read-Only Memory

Jenis khusus dari penyimpangan primer dapat dibaca tetapi tidak dapat ditulisi. Jenis ini disebut  ROM, read-only memory. Anda dapat mebaca intruksi dan data yang telah disimpan sebelumnya dalam ROM,  tetapi anda tidak dapat mengubah isisnya dengan menulis di atasnya. Pembuat komputer menggunakan ROM untuk menyimpan material seperti instruksi –instruksi yang memberitahukan komputer apayang harus dilakukannya saat dinyalakan. ROM bersifat tdak mudah hilang (nonvolatile) dalam arti isisnya tidak terhapus ketika daya listrik sistem dimatikan.

Cache Memory

Perpindahan intruksi program dan data antara pentimpanan primer dan processor  (unit pengendali  dan ALU) dicapai pada kecepatan yang sangat tinggi. Operasi itu hanya membutuhkan 50 nanosecond. Satu nanosecond adalah satu per miliar dari satu deti. Walau ini tampaknya cukup cepat, sejumlah komputer mampu mencapai kecepatan yang lebih tinggi dengan menyerahkan jumlah terbatas dari RAM khusus yang sangat cepat dan sangat mahal yang ditempatkan diantara RAM  biasa dan processor . RAM jenis ini dikenal sebagai cache memory. Isi cache memory diperiksa oleh  processor mempunyai isi yang dibutuhkan, pengambilan dapat dilakukan dengan lebih cepat dari pada jika dengan RAM biasa.

Kapasitas penimpanan primer terus meningkat  selama era komputer. Komputer mainframe pertama hanya memiliki 4KB penyimpanan. Komputer mikro sekarang yang digunakan sekarang sebagai small business system dapat memiliki 96MB atau lebih penyimpanan.

Unit  Input

Keyboard

Unit input yang paling populer adalah keyboard dari terminal atau komputer mikro. Keyboard memungkinkan anda memasukan data dengan menekan tmbol-tombol yang tepat. Mirip mesin tik, sebagian besar keyboard  komputer dilengkapi  denagn sejumlah tombol tambahan. Contohnya adalah numeric keypad, yaitu tombol-tombol yang diatur  dengan pola yang sama seperti kalkulator saku untuk memudahkan memasukkan data angka. Tombol khusus lainnya adalah tanda panah atau cursor control  keys, yang digunakan untuk memindahkan cursor, dan tombol fungsi, yang menjalankan tugas tertentu bagi pemakai, tergantung dari perangkat  lunaknya.

Alat  penunjuk

Mouse  adalah sebuah alat kecil dan ringan, kira-kira  seukuran setumpuk kartu, yang pas dengan telapak tangan. Dihubungkan ke komputer dengngan sebuah kabel halus, mouse memiliki bola kecil dibwahnya dan satu, dua atau tiga tombol diatasnya. Dengan menggeser mouse dipermukaan rata, bolanya akan berputar.  Perpindahan tersebiut diinterpretasikan oleh komputer, dan cursor bergerak di layar sesuai dengan pola yang diikuti mouse.

Trackball  adalah sebuah alat penunjuk yanbg sama engan mouse, tapi bolanya ada diatas, bukan di bawah. Karena lokasi bola tersebut , pemakai dapat menggerakan cursor hanya dengan memutar bola tanpa memindahkan seluruh alat tersebut. Kelebihan trackball dari pada mouse adalah tidak memerlukan bidang diatas meja. Trackball sering terdapat di laptop.

Touchscreen  sebagian layar komputer  memiliki kemampuan layar sentuh  (touh screen) yang memungkinkan anda memasukan data atau instruksi hanya dengan menyentuh satu lokasi di layar dengan menggunakan jari.

Light pen  dipergunakan untuk menunjuk pada layar seperti pada jari menunjuk pada layar sentuh. Ketika pene digerakan diatas papan khuss dengan cara yang sama seperti mouse, satu sinyal elektronik dikirimkan melalaui kabel halus ke komputer  sehingga sinyal tersebut dapat diinterprestasikan oleh program.

Unit Remote Control  anda dapat berkomunikasi dengan komputer sperti anda mengatur TV dengan menggunkan unit remote control  genggam.

Alat Input Otomasi Data Sumber

Meskipun  input  komputer  dapat dilaksanakan dengan cukup cepat oleh operator berpengalaman dengan menggunakan keyboard  dan alat penunjuk, kecepatan lebih lambat dari pada kecepatan komputer. Kecepatan input manusia diukur dalam jumlah karakter per detik tau kata per menit, sementara kecepatan pemrosesan internal komputer diukur dalam jutaan intruksi per detik (milion of intruction per second – MIPS).

Kecepatan input yang relatif lambat dapat menciptakan antrian input dari data yang menunggu untuk dimasukan kedalam komputer. Sejumlah perusahaan telah mengurangi antrian input dengan menggunakan otomasi data sumber (source data automation) – SDA. SDA mengacu pada pembacaan data langsung dari dokumen atau objek. Terdapat  dua  teknologi  dasar, yaitu pembacaan optis (optical reading) dan pembacaan magnetis (magetic reading).

Alat pembaca optis   alat input yang membaca data dengan menyinari suatu sinar terang di atas data dan kemudian menangkap citra yang terpantul pada matriks sel-sel  photolectric disebut unit pembaca optis, atau scanner.

Alat pembaca magnetis  bentuk optimasi data pertama yang berhasil adalah magnetic ink character recoginition (MICR), yng diperkenalkan pada akhir 1950-an oleh American Banking Association. ABA memerintahkan agar karakter-karakter khusus dicetak dibagian bawah cek dengan menggunakan tinta khusus.

Alat Input Pengenal Suara

Serkarang memasukan perintah atau data ke komputer dapat  dilakukan dengan hanya berbicara ke dalam mikropon yang dihubungkan pada unit pengenal suara. Unit pengenal suara  (speech recognition unit) menganalisis pola suara dan mengubah  menjadi bentuk digital untuk proses.

Meskipun model prototipe dari unti pengenal suara ini dibuat pada akhir 1950-an, baru pada tahun 1970-an di produksi secara masal. Sebagian besar unit mensyaratkan seorang pemakai tertentu untuk melatih sistem itu mengenali suaranya dengan mengucapkan kosa kata tertentu. Ketika kata-kata tertentu diucapkan, kata-kata itu dikodekn menjadi bentuk digital oleh sistem. Setelah tiap kata diucapkan beberapa kali, suatu pola digital disimpan untuk acuan selanjutnya. Jenis sistem ini umumnya disebut  speaker-dependent system.

Untuk mengatasi keterbatasan dari sistem yang hanya mengenali suara satu pemakai saja, dikembangkan pengenal suara jenis seaker-independent system  yang berbeda sama sekal. Proses pengenalannya didasarkan pada bagaimana kita berbicara dari pada apa yang dikatakan. Teknik ini menjanjikan mampu mengenali semua pemakai yang berbicara dalam bahasa apa pun  asalkan proses pembuatan model suaranya telah dilakukan.

 Unit output

Alat  Output  Tampilan

Alat output yang paling populer  bagi pemakai adalah layar tampilan (display screen), juga disebut sebagai monitor, catchode ray tube (CRT), atau video display terminal (VDT). Layar tampilan digunakan oleh semua ukuran komputer dan hampir selalu disertai keyboard.

Layar tampilan sangat beragam dalam ukuran, resolusi, dan kemampuan warna. Kecuali layar yang dirancang untuk fungsi khusus, ukuran ditentukan dengan mengukur diagonal permukaan layar. Resolusi,  atau kejernihan suatu tampilan bergantung pada jumlah titik-titik individual yang dapat diperoyeksikan ke layar. Tiap titk ini, atau pixel, dicahayai untuk menghasilkan karakter atau pola grafik. Jika jumlah pixel bertambah, resolusi semakin baik. Jika anda memiliki monitor  monochrome, tampilan itu biasanya terdiri dari karakter putih atau hijau di atas latar belakang hitam, atau karakter abu-abu di atas latar belakang putih. Jika anda memiliki monitor berwarna, anda dapat memilih jumlah warna yang hampir tak terbatas.

Alat Output Cetakan

• Kelemahan uatama layar tampilan adalah ketidak mampunya untuk mrnghasilkan saluran kertas, atau hard copy, dari output. Salinan kertas merupakan pilihan atau bahkan keharusan jika:     Informasi harus dikirim melalui pos (misalnya faktur atau tagihan yang harus diposkan kepada pelanggan).
• Catatan historis diperlukan (misalnya daftar cek gaji bulanan)
•   Jumlah output relatif banyak (seperti laporan manajemen yang panjangnya beberapa halaman), atau
•   Beberapa orang harus menggunakan informasi yang sama pada waktu yang sama (seperti dalam koferensi).

Alat output yang disebut  primer menghasilkan output salinan kertas. Ada tiga jenis printer-line, character, dan page.

Line Printer printer komputer pertama disebut line printer karena mencetak dengan sangat cepat sehingga setiap kali tampak seperti  mencetak satu garis. Line printer masih terdapat dalam konfigurasi mainframe  dan beroperasi dalam kecepatan 300 hingga 3000 baris per menit.

Character Printer  character printer mencetak satu karakter pada saat itu juga. Impact character printer yang paling populer adalah dot matrix printer, yang mencetak karakter dalam bentuk matriks dalam titik-titik tinta.

Page Printer  printer yang paling cepat disebut  page printer karena printer tersebut tampak seperti mencetak satu halaman sekaligus. Dari dekstop printer yang mencetak empat sampai sepuluh halaman per menit hingga sistem besar yang menghasilkan 500 halaman per menit, semuanya merupakan nonimpact printer yang cara operasinya mirip mesin fotokopy.

Alat Output Suara

Meskipun input suara berkembang lambat, output  komputer bersuara telah cukup lama digunakan. Speech output unit, dapat memilih serangkaian suara digital untuk membentuk output komputer bersuara yang dapat langsung ditransmisikan atau melalui suatu saluran komunikasi. Jika anda memencet suatu nomor telepon dan menerima pesan, nomor yang anda hubungi tidak terpakai lagi. Nomor yang baru adalah... Pesan tersebut dihasilkan oleh alat output suara (speech output device).

Plotter

Sejumlah pemakai komputer pertama adalah para insinyur dan ilmuwan yang memerlukan output grafik. Alat output khusus yang disebut plotter dirancang untuk memenuhi kebutuhan ini. Plotter ada dalamberbagai ukuran. Model dekstop kecil menghasilkan gambaran seukuran kertas biasa. Model besar mencetak pada gulungan kertasyang lebarnya dapat mencapai empat kali.

Microform

Perusahaan-perusahaan dengan file dokumen yang besar sering menyimpannya dalam bentuk miniatur dia atas film fotografi. Nama microform diberikan pada semua teknologi seperti itu, dengan istilah microform untuk film dalam bentuk gulungan dan  microfiche untuk film dalam bentuk lembaran. Dengan microform, dokumen kertas datu ruangan penuh dapat disimpan dalam sedikit gulungan atau lembaran yang muat dalam laci meja. Ketika dihubungkan langsung dalam komputer, computer output microform (COM) device mencetak dokumen pada microfilm atau microfiche. Microfilm viewer khusus yang tidak disambungkan ke komputer digunakan untuk menampilkan dokumen, dan microfilm pinter menghasilkan salinan kertas ukuran penuh. Banyak aplikasi microfilm sekarang diganyikan oleh optical disk.

Output Grafik

Pemakai dapat memilih output tabel dalam bentuk garis dan kolom informasi alphanumeric (huruf, angka dan karakter khusus), atau output grafik dalam bentuk diagram, grafik, dan bentuk grafis lainnya. Selain membutuhkan perangkat lunak grafis, outpu grafik membutuhkan perangkat keras yang sesuai. Tiga jenis alat yang dapat menghasilkan output grafik adalah printer, plotter, dan layar tampilan. Ketiga jenis tersebut dapat menghasilkan output multiwarna, asalkan kemampuan tersebut dimiliki oleh perangkat keras.

Peran Alat Input dan Output dalam Pemecahan Masalah

Seorang manajer sering tampak menggunakan keyboard dan layar tampilan, dan mungkin printer dan plotter, dalam memecahkan masalah. Keyboard dapat dilengkapi dengan alat penunjuk yang memudahkan perpindahan cursor. Alat input dan output ini menyediakan hubungan komunikasi antara  manajer dan komputer dan karenanya berperan langsung dalam pemecahan masalah.

Perangkat Lunak

Perangkat  lunak sistem (system software) melaksanakan tugas-tugas dasar tertentu yang diperlukan semua pemakai komputer. Tugas ini berhubungan dengan perangkat keras, dan bukan aplikasi yang dilaksanakan perusahaan . Ada tiga jenis dasar perangkat lunak sistem – sistem operasi (operating system), proram utility dan penerjemah bahasa komputer (language translator).

Sistem Operasi  sistem operasi mengelola proses komputer, berfungsi sebagai interface antara pemakai, perangkat lunak yang memproses data perusahaan (perangkat lunak aplikasi), dan perangkat keras. Ontoh sistem operasi untuk komputer yang lebih kecil adalah DOS (disk operating system), UNIX, Windows 95, dan OS/2 Warp.

Ada enam fungsi dasar yang dilaksanakan suatu sistem operasi :

v  Menjadwalkan Tugas menetukan urutan pelaksanaan tugas, dengan menggunakan prioritas yang ditetapan oleh perusahaan.

v  Mengelola Sumber Daya Perangkat Keras dan Perangkat Lunak  membuat program aplikasi pemakaiyang dilaksanakan dengan menempatkannya dalam penyimpanan primer, dan kemudian membuat berbagai unit perangkat keras bekerja seperti ditentukan oleh aplikasi.

v  Menjaga Keamanan Sistem  mengharuskan pemakai memasukan password, yaitu sekelompok karakter yang mengidentifikasi pemakai sebagai yang berhak masuk ke dalam sistem.

v  Memungkinkan Pembagian Sumber Daya untuk Beberapa Pemakai   menangani penjadwalan dan pelaksanaan progra aplikasi bagi banyak pemakai pada saat yang bersamaan, suatu kemempuan yang disebut multiprogramming.

v  Menangani  Interuupt  interrupt adalah suatu teknik yang digunakan oleh sistem operasi untuk menunda sementara pemrosesan satu program supaya program lain dapat dilaksanakan.

v  Menyimpan Catatan Pemakaian  melacak jumlah waktu yang digunakan oleh tiap unit sistem – CPU, penyimpanan sekunder, dan alat input dan output.

Program Utility   program utility, atau sering hanya disebut utility, adalah suatu routine yang memungkinkan pemakai untuk melaksanakan operasi pemrosesan data dasar tertentu yang tidak unik pada satu aplikasi pemakai tertentu. Utility memungkinkan pemakai untuk meng-copy file, menghapus file, mengurutkan isi file, menggambungkan dua file atau lebih, dan menyiapkan pemakaian media penyimpanan yang dapat dipindahkan. Utility lain memungkinkan manajer operasi komputer memulihkan file yang hilang atau rusak, memantau kinerja sistem bahkan mengendalikan arus data antara pemakai dan komputer.

Penerjemah Bahasa

1.      Bahasa Generasi Pertama – Bahasa mesin

Komputer mula-mula diprogram dalam bahasa mesin (machine language), atau bahasa generasi pertama (first generation languagge) – suatu rangkaian angka nol dan satu yang dapat diinterprestasikan dan dilaksanakan oleh CPU. Program ini dalam bahasa programmer dan diterjemahkan ke dalam bahasa mesin sebelum dijalankan. Program yang ditulis oleh programmer source program, dan bahasa mesin disebut object program.

2.      Bahasa Generasi Kedua – Assembler

Penerjemah pertama disebut assembler. Assembler memungkinkn programer untuk mengkodekan program data assembly language, atau bahasa generasi kedua (second-generation language). Assembly language menggunakan nama mnemonic (seperti DIV untuk devide) untuk melaksanakan operasi, dan nama-nama simbolic (seperti PAYRATE) untuk memproses data. Umumnya juga tedapat hubungan satu-satu antara intruksisumber yang ditulis oleh programmer dan instruksi obyek yang dihasilkan. Ini berarti jika object program memerlukan 500 instruksi, programmer harus membuat kode sebanyak itu.

3.      Bahasa Generasi Ketiga – Compiler dan Iterpreter

Tidak seperti assembly language, bahasa generasi ketiga (third generation laguage) dapat menghasilkan banyak intruksi object program dari suatu source program. Ini berarti bahwa programmer hanya perlu membuat lebih sedikit baris-baris kode. Selain itu, kalimat (syntax) bahasa generasi ketiga lebih miripbahasa pemakai. Bahasa generasi ketiga yang populer adalah           COBOL,PL/I, BASIC, dan C.

4.      Bahasa Generasi  ke Empat – Bahasa Alamiah

Istilah bahasa generasi ke empat (fourth generation language), disingkat 4GL, mengacu pada bahasa yang memungkinkan seorang programmer atau pemakai menginstruksikan komputer apa yangharus dilakukan dari pada bagaimana melakukannya. Istilah bahasa non-prosedural (nonprosedural language)sering digunakan karena urutan instruksi tidak sepenting pada generasi ke tiga. Syntax 4GL sangat mirip dengan bahasa kita sehari-hari.

Perangkat  Lunak Aplikasi

Perangkat Lunak Aplikasi adalah (application software) memproses dataperusahaan. Perangkat lunak itu dapat diperoleh dengan dua cara, yaitu membuat program sendiri (cusstom programming)matau membeli paket jadi (prewritten package).

Pemrograman sendiri   sebagian besar perusahaan yang menggunakan komputer besar memiliki staf spesialis informasi sendiri. Sebagian besar spesialis informasi ini diteempatkan di unit jasa informas, tetapi semakin banyak yang ditugaskan di area pemakai. Tugas para spesialis ini adalah merancang sistem berbasis komputer ysng memenui kebutuhan unik perusahaan. Produk mereka ini adalah koleksi perangkat lunak (software library) dari programan pesanan (cusstom program).

Paket  Jadi   sejumlah besar paket program aplikasi jadi yang terdapat di pasaran dapat dikelompokan menjadi empat kelompok dasar

·         Paket Aplikasi Bisnis Umum   hampir semua organisasi memiliki pegawaiyang harus di gaji, persediaan yang harus ditangani, pelanggan yang harus dikirimi tagihan, dan piutang yang harus ditagih. Karena berbagai aktivitas seperti ini dan akivitas lainya igunakan secara luas, dibuatlah beragam aplikasi. Situasi ini sangat terlihat pada perangkat lunak komputer mikro yang ditujukan bagi usaha kecil.

·         Paket  Aplikasi  Khusus  Industri    paket aplikasi juga telah dibuat untuk memenuhi kebutuhan khusus industri seperti perternakan dan pertanian, real estate, dan perawatan kesehatan. Banyak paket khusus industri hanya merupakan versi paket bisnis umum yang telah disesuaikan untuk praktek bisnis dan istilah industri tertentu.

·         Paket Aplikasi Peningkatan Produksi Organisasi    kategori yang agak umum ini meliputi perangkat lunak yang diarahkan untuk memenuhi kebutuhan organisasi dari pada pemecahan masalah individual.istilah produktivitas berarti perangkat lunak memampukan pemakai untuk mencapai hasil yang lebih, menghabiskan sedikit usaha, atau keduanya saat melaksanakan suatu tugas tertentu. Contoh paket aplikasi peningkatan produktivitas organisasional adalah group decision support system (sering disebut groupware), sistem surat elektronik, sistem manajemen proyek,serta paket analisis stastistik dan peramalan. Masing-masing perangkat lunak meningkatkan produktivitas pemecah masalah dalam menangani masalah-masalah  organisasi.

·         Paket Peningkatan Produktivitas Perorangan   karena komputer mikro biasanya dianggap sebagai peralatan perorangan, sebagian besar paket aplikasi peningkatan produktivitas perorangan dikembangkan untuk dijalankan pada komputer mikro. Contohnya adalah pengolah kata (word processor), spreedsheet elektronik, paket-paket grafik, dan sistem dekstop publishing.

Peran Perangkat Lunak dalam Pemecahan Masalah

Seperti halnya perangkat keras, perangkat lunak dapat berperan langsung atau tidak langsung dalam pemecahan masalah. Perangkat lunak sistem, karena tidak dibuat untuk operasi tertentu dari pemakai, selalu berperan tidak langsung.

Perangkat lunak aplikasi, sebaliknya, dapat berperan langsung atau tidak langsung. Sebagian besar paket aplikasi bisnis umum dan khusus industri dirancang untuk berperan tidak langsung dengan menciptakan dan menangani database yang menjadi dasar subsistem CBIS yang berorientasi informasi. Sebagian perangkat lunak aplikasi untuk meningkatkan produktivitas organisasi dan perorangan hanya berpengaruh tidak langsung pada pemecahan masalah, dengan menyederhanakan penciptaan dan transmisi data. Namun, perangkat lunak produktivitas lain seperti spreedsheet elektronik, paket analisis statistik dan peramalan, serta manajemen proyek memberikan dukungan langsung

sumber : buku jilid 1 Raymond MC leod, Jr.

Metedeologi Siklus Hidup Sistem

Metedeologi Siklus Hidup Sistem

Siklus Hidup Sistem

Siklus hidup sistem (system life cycle), atau slc, adalah proses evolusioner yang diikuti dalam menerapkan sistem atau subsistem informasi berbasis komputer. Slc terdiri dari serangkaian tugas yang erat yang mengikuti langkah-langkah pendekatan sistem. Karena tugas-tugas tersebut mengikuti suatu pola yang teratur dan dilakukan secara top-down, slc sering disebut sebagai pendekatan air terjun (waterfall approach) bagi pengembangan dan penggunaan sistem.

Tahap –tahap siklus hidup

Empat tahap pertama adalah perencanaan, analisis, rancangan, dan penerapan. Tahap-tahap ini secara bersama-sama dinamakan siklus hidup pengembangan sistem (system development life cycle) – sdlc. Tahap kelima adalah tahap penggunaannya, yang berlangsung sampai tiba waktunya untuk merancang sistem itu kembali mengakibatkan siklus tersebut akan berulang.

Pengelolaan siklus hidup

Siklus hidup yang pertama dikelola oleh manajer unit jasa informasi, di bantu oleh manajer dari analisis sistem, pemrograman dan operasi. Di banyak perusahaan, tanggung jawab masih berada pada tingkat ini. Namun, kecendrungan saat ini juga meletakan tanggung jawab pada tingkat yang lebih tinggi dan lebih rendah. Sekarang, manajemen siklus hidup tentu saja terentang melewati beberapa tingkat organisasional dan melibatkan manajer di luar jasa informasi.

Tahap Perencanaan

Pengembangan subsistem cibs seharusnya mendapat perhatian yang sama besarnya dlam perencanaan seperti proyek-proyek besar lainnya, seperti pengenalan produk baru atau konstruksi pabrik baru.

Keuntungan dari merencanakan proyek CIBS

Komite pengarah sim dan tim proyek mengantisipasi bahwa perencanaan akan  menghasilkan keuntungan-keuntungan sebagai  berikut:

Ø  Menentukan lingkup dari proyek. Unit organisasi, kegiatan atau sistem manakah yang akan terlibat? Mana yang tidak? Informasi ini memberikan perkiraan awal dari skala sari sumber daya

Ø  Mengenali berbagai area permasalahan potensial. Perencanaan akan menunjukan hal-hal yang mungkin tidak berjalan dengan semestinya sehingga hal ini dapat dicegah.

Ø  Mengatur urutan tugas. Banyak tugas-tugas terpisah yang diperlukan untuk mencapai sistem. Tugas ini diatur dalam urutan logis berdasarkan prioritas informasi dan kebutuhan akan untuk efesiensi.

Ø  Memberikan dasar untuk pengembalian. Tingkat kinerja dan metode pengukuran tertentu harus dispesifikasikan sejak awal.

Langkah-langkah dalam Tahap Perencanaan

1.      Menyadari masalah

Kebutuhan akan proyek cibs biasanya dirasakan oleh manajer perusahaan, non manajer, dan elemen-elemen dalam lingkungan perusahaan. Spesialis informasi dari unit jasa informasi jarang menjadi pencetusnya, karena mereka tidak selalu berada di tempat untuk mengamati gejala-gejala permasalahan.

2.      Mengidentifikasi masalah

Setelah  manajer menyadari adanya masalah, ia harus memahaminya dengan baik agar dapat mengatasi permasalahan itu. Namun, pada titik ini manajer tidak berusaha untuk mengumpulkan semua informasi. Sebaliknya, manajer hanya mencari untuk mengidentifikasi dimana sebenarnya letak permasalah dan penyebabnya.

3.      Menentukan tujuan sistem

Manajer dan analisis sistem mengembangkan suatu daftar tujuan sistem yang harus dipenuhi oleh sistem untuk memuaskan pemakai. Pada titik ini, tujuannya hanya dinyatakan secara umum. Nanti tujuan-tuijuan ini akan dibuat lebih spesifisik.

4.      Mengidentifikasi kendala-kendala sistem

Sistem baru dalam operasinya tidak akan bebeas dari kendala. Beberapa kendala ditimbulkan oleh lingkungan, seperti laporan pajak yag diminta oleh pemerintah dan informasi pembayaran yang dibutuhkan oleh konsumen. Kendala lain berasal dari manajemen perusahaan, seperti keharusan menggunakan perangkat keras yang telah  ada atau menyiapkan dan menjalankan sistem pada tanggal  tertentu.

Kendala-kendala ini penting untuk diidentifikasi sebelum sistem benar-benar mulai dikerjakan. Dengan cara ini, baik rancangan sistem maupun kegiatan proyek akan berada di antara  kendala-kendala ini.

5.      Membuat studi kelayakan

Studi kelayakan adalah suatu tinjauan sekilas pada faktor-faktor utama yang akan mempengaruhi kemampuan sistem untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Ada enam dimensi kelayakan:

o   Teknis. Tersediakah perangkat keras dan perangkat lunak untuk melaksanakan pemrosesan yang diperlukan?

o   Pengembalian ekonomis. Dapatkah sistem yang diajukan dinilai secara keuangan dengan membandingkan kegunaan dan biayanya?

o   Pengembalian non ekonomis. Dapatkah sistem yang diajukan dinilai berdasarkan keuntungan-keuntungan yang tidak diukur dalam uang?

o   Hukum dan etika. Akankah sistem yang diajukan beroperasi dalam batasan hukum dan etika?

o   Operasional. Apakah rancangan sistem seperti itu akan didukung oleh orang-orang yang akan menggunakannya?

o   Jadwal. Munkinkah menerapkan sistem  dalam kendala waktu yang diterapkan?

6.      Mempersiapkan usulan mempersiapkan sistem

Jika suatu sistem dan proyek tampak layak, diperlukan penelitian sistem secara menyeluruh. Penelitian sistem (system study) akan memberikan dasar yang terinci bagin rancangan sistem baru mengenai apa yang harus dilakukan sistem itu dan bagaimana melakukannya. Analisis akan menyiapkan usulan penelitian sistem yang memberi dasar  bagi manajer untuk memberikan perlu tidaknya pengeluaran untuk analisis

Hal penting yang harus diingat tettang usulan tersebut adalah bahwa sebagian besar isinya didasarkan pada perkiraan. Selebihnya akan dipelajari ketika siklus hidup mulai berjalan, tetapi pada titik ini, perkiraan merupakan informasi terbaik yang tersedia. Dan, perkiraan jauh lebih baik dari  pada tanpa informasi sama  sekali.

7.      Menyetujui atau menolak penelitian proyek

Manajer dan komite pengarah menimbang pro dan kontra proyek dan rancangan sistem yng diusulkan, serta  menentukan apakah perlu diteruskan – keputusan teruskan/hentikan.

           

Ketika komite membuat keputusannya, diajukan dua pertanyaan penting:

1.      Akankah sistem yang diusulkan mencapai tujuannya?

2.      Apakah penelitian proyek yang diusulkan merupakan cara terbaik untuk melakukan analisis sistem?

Jika keputusannya adalah teruskan, proyek akan berlanjut ketahap penelitian, jika keputusannya adalah hentikan, semua pihak mengahlikan perhatiannya ke masalah-masalah lain.

8.      Menetapkan mekanisme pengendalian

Sebelum penelitian sistem dimulai, komite pengarah sim menetapkan pengendalian proyek dengan menetukan apa yang harus dikerjakan, siapa yang melakukannya, dan kapan akan dilaksanakan.

Memantau jadwal proyek setelah jadwal proyek ditetapkan, jadwal itu harus didokumentasikan dalam bentuk yang memudahkan pengendalian. Berbagai teknik dokumentasi dapat digunakan, termasuk berbagai jenis tabel, grafik , dan diagram. Sejumlah besar sistem perangkat lunak manajemen proyek tersedia untuk menghasilka dokumentasi yang diperlukan. Contoh yang populer adalah microsoft project.

Tahap analisis

1.      Mengumumkan penelitian sistem

Ketika perusahaan menerapkan aplikasi komputer baru, manajemen mengambil langkah-langkah untuk memastikan kerjasama para pekerja. Perhatian mula-mula ditujukan pada kekuatiran pegawai mengenai cara komputer mempengaruhi kerja mereka. Cara terbaik untuk melawan kekuatiran ini adalah komunikasidengan pegawai tentang (1) alasan pegawai menggunakan proyek (2) bagaimana sistem baru akan menguntungkan perusahaan dan pegawai.

2.      Mengorganisasikan tim proyek

Tim proyek yang akan melakukan penelitian sistem dikumpulkan. Banyak perusahaan mempunyai kebijakan menjadikan pemakai, dan bukan spesialis informasi, sebagai pemimpin proyek. Agar proyek berhasil, pemakai sangat perlu berperan aktif, dari pada hanya berperan pasif.

3.      Mendefinisikan kebutuhan informasi

Analisis mempelajari kebutuhan informasi pemakai dengan terlibat dalam berbagai kegiatan pengumpulan informasi : wawancara perorangan, pengamatan, pencarian catatan, dan survei. Dari semua metode ini, wawancara perorangan lebih disukai, dengan alasan :

·         Menyediakan komunikasi dua arah dari pengamatan bahasa tubuh.

·         Dapat meningkatkan antuasiasme pada proyek baik dari pihak spesialis, maupun pihak pemakai.

·         Dapat menjalin kepercayaan antara pemakai dan spesialis informasi

·         Memberi kesempatan bagi peserta untuk mengungkapkan pandangan yang berbeda bahkan bertentangan.

4.      Mendefinisikan kiteria kinerja sistem

Setelah kebutuhan informasimanajer didefinisikan, langkah selanjutnya adalah menspesifikasi secara tepat apa yang harus dicapai oleh sistem, yaitu kinerja sistem.

Misalkan, seorang manajer perusahaan yang membutuhkan laporan biaya bulanan mungkin bersikeras pada kiteria kinerja berikut :

§  Laporan harus disiapkan dalam bentuk salinan kertas dan tampilan komputer.

§  Laporan harus tersedia tidak lebih dari 3 hari setelah akhir bulan.

§  Laporan harus membandingkan pendapatan dan biaya aktual dengan anggarannya baik intuk bulan lalu maupun sepanjang tahun hingga sekarang (year do date).

5.      Menyiapkan usulan rancangan

Analisis sistem memberikan kesempatan bagi manajer untuk membuat keputusan teruskan/hentikan untuk kedua kalinya. Disini, manajer harus menyetujui rancangan dan dukungan bagi keputusan tersebut termasuk di dalam usulan rancangan.

6.      Menyetujui atau menolak rancangan proyek

Manajer dan komite pengarah sim mengevaluasi susulan rancangan dann menentukan apakah akan memberikan persetujuan atau tidak. Dalam beberapa kasus, tim mungkin diminta melakukan analisis lain dan menyerahkan kembali, atau proyek ditinggalkan. Jika disetujui, proyek maju ketahap rancangan.

Tahap  rancangan

1.      Menyiapkan rancangan yang terperinci

Analisis bekerja sama dengan pemakai dan mendokumentasikan rancangan sistem baru dengan alat-alat yang dijelaskan dalam modul teknis. Beberapa alat memudahkan analisis untuk menyiapkan dokumentasi secara  top-down, dimulai gambaran  besar dan secara bertahap mengarah terinci. Pendekatan top-down ini merupakan ciri rancangan terstruktur (stuctured design), yaitu rancangan bergerak dari  tingkat  sitem ketingkat subsistem.

2.      Mengidentifikasi berbagai alternatif konfigurasi sistem

Sekarang  analisis harus mengidentifikasi konfigurasi – bukan merek atau model peralatan komputer yang akan memberikan hasil terbaik bagi sistem untuk menyelesaikan pemrosesan. Identifikasi merupakan suatu proses yang berurutan, dimuali dengan identifikasi berbagai kombinasi yang dapat menyelesaikan setiap tugas.

3.      Mengevaluasi berbagai alternatif konfigurasi sistem

Analisis, bekerja sama dengan manajer, mengevaluasi berbagai alternatif. Alternatif yang  dipilih adalah yang paling memungkinkan subsistem kiteria kinerja, dengan kendala-kendala yang ada. Dengan memakai sistem pemasukan pemesanan debagai contoh, anggaplah bahwa pilihannya adalah alternatif  3.

4.      Memilih konfigurasi terbaik

Analisis mengevaluasi semua konfiugurasi subsistem dan menyesuaikan kombinasi peralatan sehingga semua subsistem menjadi satu konfigurasi tunggal. Setelah selesai, analisis membuat ekomendasi kepada manajer untuk disetujui. Bila manajer menyetujui konfigurasi tersebut, persetujuan selanjutnya dilakukan oleh komite pengarah sim.

5.      Menyiapkan usulan penerapan

Analisis menyiapkan usulan penerapan (implementation proposal) yang mengikhtisarkan tugas-tugas penerapan yang harus dilakukan, keuntungan yang diharapkan, dan biayanya.

6.      Menyetujui atau menolak penerapan sistem

Keputusan untuk terus pada tahap penerapan ini sangatlah  penting, karena usaha ini akan sangat meningkatkan juml;ah orang yang terlibat. Jika keuntungan yang diharapkan dari sitem melebihi biayanya, penerapan akan disetujui.

Tahap penerapan

Penerapan merupakan kegiatan memperoleh dan mengintegrasikan sumber daya fisik dan konseptual yang menghasilkan suatu sistem yang bekerja.

1.      Menerapkan penerapan

Karena hanya tinggal satu tahap pengembangan yang tersisa sebelum sistem baru diguanakan, manajer dan spesialis informasi memahami dengan baik pekerjaan yang diperlakukan untuk menerapkan rancangan sistem . Mereka dapat menggunakan pengetahuan ini untuk mengembangkan rencana penerapan yang rinci.

2.      Mengumumkan penerapan

Proyek penerapan diumumkan kepada para pegawai dengan cara yang sama seperti pada penelitian sistem. Tujuan pengumuman ini adalah menginformasikan kepada para pegawai mengenai keputusan untuk menerapkan sistem baru dan meminta kerja sama mereka.

3.      Mendapatkan sumber daya perangkat keras

Rancangan sistem disediakan bagi para pemasok beberapa jenis peralatan komputer yang  terdapat pada konfigurasi yang disetujui.

4.      Mendapatkan sumber daya perangkat lunak

Ketika perusahaan memutuskan untuk menciptakan sendiri perangkat lunak aplikasinya, programer menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analisis  sistem sebagai titik awal. Proramer dapat meneyediakan dokumentasi yang lebih terperinci, sepei bahasa inggris  terstruktur atau bagan arus program. Dilakukan pengkodean, dan pengujian program. Hasil akhirnya adalah software library dari program aplikasi.

Jika perangkat lunak aplikasi jadi (prewritten application software) dibeli, pemilihan pemasok perangkat lunak dapat mengikuti prosedur yang sama seperti yang digunakan untuk memilih pemasok perangkat keras, yaitu rfp dan usulan.

5.      Menyiapkan data base

Penglola database (database adminbistrator – dba) bertanggung jawab untuk semua kegiatan yang berhubungan dengan data, dan ini mencakup persiapan database.

Dalam beberapa kasus, perlu dikumpulkan data baru, dan dalam kasus lain, data yang telah ada perlu dibentuk kembali sehingga sesuai dengan rancangan sistem baru. Tugas ini dilaksanakan dan data dimasukan dalam database. Jika perusahaan belum menggunakan sistem manajemen database (database management system – dbms),  dba akan berperan penting dalam memilih perangkat lunak tersebut.

6.      Menyiapkan fasilitas fisik

Jika perangkat keras dari sistem baru tidak sesuai  dengan fasilitas yang ada, perlu dilakukan konstruksi baru atau prombakan. Ruang komputer yang menyimpan mainframe atau komputer mini berskala besar merupakan kombinasi yang rumit dari lantai yang ditinggikan, pengendalian suhu dan kelembaban yang khusus, keamanan, peralatan  pendeteksi api dan pemadam kebakaran, dan sebagainya. Pembangunan fasilitas tersebut merupakan tugas berat dan harus dijadwalkan sehingga sesuai dengan keseluruhan rencana proyek.

7.      Mendidik pesrta dan pemakai

Sistem baru kemungkinan besar akan mempengaruhi banyak orang, beberapa orang akan membuat sistem bekerja. Mereka ini disebut peserta, dan mereka meliputi operator entry data, pegawai coding dan pegawai administrasi lainnya. Yang lain akan menggunakan output sistem. Orang ini semuanya harus dididik tetang peran mereka dalam siste.pendidikan harus dijadwalkan jauh setelah siklus hidup dimulai, tepat sebelum bahan-bahan yang dipelajari mulai diterapkan.

8.      Menyiapkan usulan custover

Proses  menghentikan penggunaan sistem lama dan memulai menggunakan sistem baru disebut custover. Ketika seluruh pekerjaan pengembangan hampir selesai, tim proyek merekomendasikan kepada manjer akan dilaksanakan cutover. Usulan itu dapat  berbentuk memo  atau laporan lisan.

9.      Menyetujui atau menolak masuk ke sistem baru

Manajer dan komite pengarah sim menelaah status proyek dan menyetujui atau menolak rekomendasi tersebut. Bila manajemen menyetujui rekomendasi itu, manajemen menentukan tanggal  cutover. Bila manjemen menolak rekomendasi itu, manajemen menentukan tindakan yang harus diambil dan tugas yang harus diselesaikan sebelum cutover akan dipertimbangkan kembali, kemudian manajemen menjadwalkan tanggal baru.

1    Ada 4 pendeatan dasar : percontohan, serentak, bertahp, dan paralel

1.      Percontohan (plat)  percontohan adalah suatu sistem percobaan yang diterapkan dalam suatu subset dari  keseluiruhan operasi, seperti pada suatu kantor atau darah tertentu. Contohnya angkatan udara.

2.      Serentak  (immediate) pendekatan yang [paling sederhana adalah beralih dari sitem lama ke sistem barupada saat yang ditentukan. Namun, pendekatan ini hanya layak bagi perusahaan kecil atau sistem kecil, karena permasalahn waktu menjadi makin besar jika skala operasi meningkat.

3.      Bertahap (phased) dalam cutover bertahap, sistem baru digunakan berdasarkan bagian per bagian pada suatu waktu. Misalnya perusahaan dapat melakukan cutover pada sistem pemasukan pemesanan, diikuti oleh sistem persediaan dan seterusnya.

4.      Paralel (parallel) cutover paralel mengharuskan sistem lama dipertahankan sampai  sitem baru telah diperiksa secara menyeluruh. Pendekatan ini memberikan pengaman yang paling baik tehadap kegagalan tetapi adalah yang paling mahal, karena kedua sumber daya harus dipertahankan.

Tahap penggunaan

Tahap penggunaan terdiri dari 3 langkah

1.      Menggunakan sistem

Pemakai menggunkan sistem untuk mencapai tujuan yang diidentifikasikan ada tahap  perencanaan.

2.      Audit sistem

Setelah sistem baru mapan, penelitian formal dilakukan untuk menetuka seberapa baik sistem baru itu memenuhi kiteria kinerja. Studi semacam ini disebut dengan penelaah setelah penerapan (postimplementation review) dan dapat bdilakukan oleh seseorang  dari  jasa informasi atau  oleh seseorang auditor internal.

3.      Memelihara sistem

Serlama manajer mengguanakan sistem,  berbagai modifikasi dibuat sehingga sistem terus  memberikan dukungan yang diperlukan. Modifikasi ini disebut pemeliharaan sistem  (system maintenance). Pemeliharaan sistem dilaksanakan untuk 3 alasan :

1.      Memperbaiki kesalahan pengguna sistem mengungkapkan kesalahan (bugs) dalam program atau kelemahan rancangan yang tidak terseteksi dalam pengujian sistem. Kesalah kesalah ini dapat diperbaiki.

2.      Menjaga kemuktahiran sistem dengan berlalunya waktu, terjadi perubahan-perubahan dalam lingkungan sistem yang mengharuskan modifikasi dalam rancangan atau perangkat lunak. Contohnya, pemerintah mengubah rumus perhitungan pajak jaminan sosial.

3.      Meningkatkan sistem  ketika manajer menggunakan sistem, mereka melihat cara-cara melakukan peningkatan. Saran-saran ini diteruskan kepada spesialis informasi yang memodifikasi sistem sesuai saran tersebut.

 Menyiapkan usulan rekayasa ulang

Ketika sudah jelas bagi para pemakai dan spesialis informasi bahwa sistem itu tidak dapat lagi digunakan, diusulkan kepada komite pengarah sim bahwa sistem itu perlu direkayasa ulang (rengineered). Usulan itu dapat berbentuk memo atau laporan yang dapat mencakup dukungan untuk beralih pada suatu siklus hidup sistem baru.

 Menyetujui atau Menolak Rekayasa Ulang Sistem

Komite pengarah SIM menentukan apakah suatu siklus sistem baru itu perlu. Jika ya, dibuat keputusan tentang kapan tahap perencanaan akan dimulai. Siklus hidup yang baru dapat mengikuti pola rekayasa mundur (reverse engineering), restrukturisasi, atau rekaysa maju (forward engineering).

Prototyiping

Prototipe memberikan ide bagi pembuat maupun pemakai potensial tentang cara sistem berfungsi dalam bentuk lengkapnya. Proses menghasilkan sebuah prototipe disebut prototyping.

Jenis-jenis prototipe

Ada dua jenis prototipe. Prototipe jenis I sesungguhnya akan menjadi sistem operasional. Prototipe jenis II merupakan suatu model yang dapat dibuang berfungsi sebagai cetak biru bagi  sistem operasional.

Pengembangan Prototipe Jenis I        

1.      Mengidentifikasikan kebutuhan pemakai. Analisis sistem mewancarai pemakai untuk mendapatkan gagasan dari apa yang diiginkan pemakai terhadap sistem.

2.      Mengembangkan prototipe. Analisis, sistem mungkin bekerja sama dengan spesialis informasi lain, menggunakan satu atau lebih peralatan prototyping untuk mengembangkan sebuah prototipe. Contoh dari peralatan prototyping adalah integrated  application generator dan prototyping toolkist. Integrated application generator  adalah sistem perangkat lunak jadi yang mampu menghasilkan semua tampilan yang diinginkan dalam sistem baru – menu, laporan, layar, database dan sebagainya.

3.      Menentukan  apakah  prototipe  dapat  diterima. Analisis mendidik pemakai untuk menggunakan prototipe dan memberi kesempatan kepada mereka untuk membiadakan diri dengan sistem.

4.      Mengunakan prototipe. Prototipe ini menjadi sistem operasional.

                                                    

Pengembangan prototipe jenis II

5. Mengkodekan sistem operasional. Programer menggunakan prototipe sebagai dasar untuk pengkodean (coding) sistem operasional.

6. Menguji sistem operasional. Programer menguji sistem.

7. Menentukan jika sistem operasonal dapat diterima. Pemakai memberi masukan kepada analisis apakah sitem dapat diterima.

8. Menggunakan sistem  operasional.

Pendekatan ini dilakukan jika prototipe tersebut hanya dimaksudkan untuk tampilan seperti sistem operasional dan tidak dimaksudkan untuk memuat semua elemen penting.

Prototyping dan Siklus Hidup Pengembangan Sistem

Bagi sistem berskala kecil, prototyping dapat menggantikan sistem hidup pengembangan sistem. Namun, bagi sistem berskala bedar atau sistem yang mempengaruhi unit organisasi yang besar, prototy[ping dipadukan dengan SDLC. Misalnya, prototyping dapat digunakan dalam tahap analisis untuk membantu para pemakai mendefinisika kebutuhan informasi mereka dan dalam tahap rancangan untuk mengevaluasi konfigurasi aiatem alternatif.

Daya Tarik  Prototyping

Pemakai maupun spesialis informasi menyukai prototyping, untuk alasan-alasan berikut :

·         Komunikasi antara analisis sistem dan p[emakai membaik.

·         Analisis dapat bekerja dengan lebih baik dalam menentukan kebutuhan pemakai.

·         Pemakai berperan lebih aktif dalam pengembangan sistem.

·         Spesialis informasi dan pemakai menghabiskan lebih sedikit waktu dan usaha dalam mengembangkan sistem.

·         Penerapan menjadi lebih mudah karena pemakai megetahui apa yang diharapkannya.

Keuntungan-keuntungan ini memungkinkan prototyping menghemat biaya pengembangan dan meningkatkan kepuasan pemakai dengan sistem yang dihasilkan.

 Potensi Kegagalan Prototyping

Prototyping bukannya tanpa potensi kegagalan,  yaitu :

§  Ketergesaan untuk membuat prototipe mungkin menghasilkan jalan pintas dalam definisi permasalahan, evaluasi alternatif, dan dokumentasi.

§  Pemakai mungkin sangat tertarik dengan prototipe tersebut sehingga mereka mengharapkan sesuatu yang tidak realistis dari sistem operasional itu.

§  Prototipe jenis I mungkin tidak efesien sistem yang dikodekan dalam bahasa pemrograman .

§  Hubungan komputer manusia yang disediakan oleh peralatan prototyping tertentu mungkin tidak mencerminkan teknik perancangan yang baik.

Baikpemakai maupun spesialis informasi harus waspada terhadpap kegagalan potensial ini ketika mereka memilih untuk mengikuti pendekatan prototyping.

Penerapan yang Mempunyai Prospek yang Baik untuk Prototyping

Prototyping bekerja paling baik pada penerapan-penerapan dengan karakteristik sebagai berikut :

Ø  Risiko tinggi  masalah tidak tertstruktur dengan baik, terdapat tingkat perubahan yang tinggi dari waktu ke waktu, dan persyaratan data tidak menentu.

Ø  Pertimbangan interaksi pemakai  sistem menyediakan dialog yang on-line antara pemakai dan komputer mikro atau terminal.

Ø  Jumlah pemakai banyak  kesepakatan mengenai rincian rancangan sukar dicapai tanpa pengalaman langsung.

Ø  Dibutuhkan penyelesaian yang tepat.

Ø  Perkiraan tahap penggunaan sistem yang pendek.

Ø  Sistem yang inovatif  sistem tersebut adalah yang paling muktahir, baik dalam cara penyelesaian masalah, maupun dalam penggunaan perangkat kerasnya.

Ø  Perilaku pemakai yang sukar ditebak  pemakai tidak mempunyai pengalaman sebelumnya dengan sistem seperti ini

Penerapan yang tidak mempunyai ciri ini dapat dikembangkan dengan mengikuti SDLC secara  tradisional.

sumber : buku jilid 1 Raymond MC leod, Jr.